Ze zwolnienia podmiotowego z VAT mogą korzystać przedsiębiorcy osiągający przychody nie większe niż 200 000 zł rocznie. Daje to wybór wielu samodzielnym specjalistom, a także małym przedsiębiorstwom usługowym i handlowym. Czasami opłaca się jednak być płatnikiem VAT nawet poniżej tego limitu. Prześledźmy wspólnie kilka przykładów, by odpowiedzieć na pytanie “VAT czy nie-VAT?”. 

Artykuł jest częścią większego cyklu dotyczącego rozliczeń podatkowych małych firm w 2024.

Pani płaci, pan płaci, wszyscy płacą, czyli jak działa VAT? 

Podatnikiem podatku VAT (ang. Value Added Tax – Podatek od Wartości Dodanej) jest każda osoba fizyczna lub prawna, która kupuje cokolwiek obciążonego tym podatkiem. Tankujesz samochód – płacisz VAT, płacisz za piwo w restauracji – też płacisz, korzystasz z serwisów streamingowych – znów płacisz. 

Natomiast płatnikami VAT są jedynie podmioty gospodarcze osiągające przychody, a więc przede wszystkim firmy, ale też organizacje, osoby prawne i jednostki samorządu terytorialnego. 

Płatnik VAT ma obowiązek doliczyć do cen swoich produktów i usług podatek VAT, odebrać go wraz z wynagrodzeniem za towar/usługę i przekazać do Skarbu Państwa. Z tego powodu jego produkty i usługi są droższe (dla konsumentów) niż byłyby bez podatku. 

Jednocześnie płatnik VAT ma prawo odliczyć od oddawanego państwu podatku koszty jakie sam poniósł w związku z VAT jako jego podatnik. 

Oznacza to, że jeśli płatnik kupił produkt ze stawką 23% VAT i tak samo go odsprzedał, to realnie zapłaci podatek jedynie od różnicy pomiędzy ceną zakupu, a ceną sprzedaży. 

Przykład: Handlarz kupuje akcesoria za 400 zł + VAT czyli 492 zł (92 zł VAT). Sprzedaje je za 500 zł + VAT czyli 615 zł (115 zł VAT). Do urzędu płaci 115 – 92 = 23 zł podatku. Resztę już zapłacił kupując produkt obciążony stawką VAT. 

Firma będąca płatnikiem VATu może więc go nie płacić, jeśli wyrówna koszty i wpływy związane z tym podatkiem. Ma nawet szanse na zwroty z urzędu (i prawie pewne kontrole skarbowe przy okazji) jeśli zapłaciła więcej VATu swoim dostawcom niż dostała go od klientów. 

Balans pomiędzy cenami dla konsumentów, a możliwością odliczania VAT jest niezwykle istotny dla małych przedsiębiorstw. 

Zawsze na VAT, czyli kto nie może zrezygnować?

Zgodnie z przepisami bycie VAT-owcem jest rozwiązaniem standardowym dla przedsiębiorców. Można z VATu zrezygnować (nawet po prostu się do niego nie zgłaszając po założeniu działaności), ale tylko w niektórych sytuacjach. 

Nie mogą tego zrobić przedsiębiorcy, którzy:

• Przekraczają 200 000 zł przychodów rocznie – Warto pamiętać, że limit jest proporcjonalny. Jeśli ktoś dopiero zaczął/odwiesił działalność i w tym roku będzie działał jedynie przez 6 miesięcy, to limit w jego wypadku wynosi 100 000 zł. 
• Świadczą usługi prawnicze – Adwokaci, doradcy podatkowi, radcowie i notariusze zawsze muszą być płatnikami VAT. Większość kancelarii prawdopodobnie i tak przekracza limit kwotowy, ale nawet początkujący prawnik musi wystawiać FV ze stawką 23%. 
• Handlują częściami samochodowymi – Sprzedaż części do pojazdów mechanicznych zawsze jest obciążona VAT i dotyczy to nie tylko aut, ale też np. motocykli czy traktorów. 
• Sprzedają komputery – Definicja jest tu bardzo szeroka, może obejmować też np. smartfony. W praktyce jednak handel elektroniką i tak bardzo szybko wychodzi ponad limit kwotowy. 
• Zajmują się konsultingiem, windykacją, sprzedażą towarów wrażliwych, energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych itp. – Istnieje długa i niezbyt intuicyjna lista działalności, które muszą przejść na VAT, ale dla osób podejmujących się tego, jest to naprawde najmniej istotne wyzwanie podatkowo-księgowe. 

Oprócz tego obowiązek przejścia na VAT dotyczy też firm mających siedzibę poza terytorium Polski.

Niskie koszty, niskie i ceny, a konsument zadowolony, czyli kiedy VAT się nie opłaca?

Oczywiście możliwość rezygnacji z bycia płatnikiem/podatnikiem czynnym VAT przysługuje tylko stosunkowo małym firmom, ale spośród nich szczególnie opłaca się to prowadzącym JDG, którzy: 

• mają niskie koszty prowadzenia działalności,
• ponoszą koszty nie obciążone VAT, lub obciążone stawkami obniżonymi,
• ich profil działalności wymagałby obciążenia sprzedaży stawką 23%,
• świadczą usługi głównie B2C.

Przykład 1: Pani Zofia jest animatorką zabaw dla dzieci, a głównymi odbiorcami są osoby prywatne, które potrzebują jej podczas przyjęć, uroczystości rodzinnych i wyjazdów. Pani Zofia czasem przygotowuje jakieś rekwizyty dla dzieci, ale głównie polega na rękodziele kupowanym od znajomych bez VAT. 

Póki nie przekroczy limitu kwotowego nie opłaca jej się przejść na VAT, ponieważ musiałaby doliczyć 23% (działalność rozrywkowa) do ceny swoich usług. 

Przykład 2: Pan Waldemar sprowadza z Gruzji ręcznie robione kosze. Kupuje je od lokalnych rzemieślników i korzystnie sprzedaje osobom fizycznym w Polsce. Jego głównym kosztem obciążonym VAT jest transport, ale nie zabiera on istotnej części przychodów. 

Poniewaz stawka VAT jaką musiałby zastosować po przejściu na VAT wynosi jedynie 8%, to decyzja o przejściu na VAT lub rezygnacji z niego nie wpływa aż tak bardzo na jego działalność. 

Przykład 3: Pani Ula jest programistką, zamiast jednak pracować w korporacji, tworzy niewielkie szyte na miarę programy dla osób starszych, które ułatwiają im obsługę urządzeń elektronicznych i posługiwanie się internetem. Prawie nie ma kosztów, pracuje dla osób fizycznych, a gdyby przeszła na VAT musiałaby doliczyć 23%. 

Pani Uli opłaca się pozostać zwolnioną z VAT do czasu przekroczenia limitu 200 000 zł przychodów rocznie. 

Klient profesjonalny, VATowane koszty, czyli kiedy opłaca się przejść na VAT?

Vatowcami powinny zostać niektórzy przedsiębiorcy nie przekraczając limitu 200 000 zł przychodów rocznie. Opłaci się to zwłaszcza tym którzy:

• Świadczą usługi/sprzedają przedsiębiorstwom na VAT,
• Mają koszty z VAT-em 23%,
• Mogą sprzedawać swoje usługi z VAT-em obniżonym.

Przykład 4: Pan Tadeusz jest konserwatorem klimatyzacji. Jego głównym kosztami są paliwo, usługi reklamowe i zakup części klimatyzatorów. Pracuje głównie dla dużych firm. 

Nawet jeśli nie przekracza limitu 200 000 zł powinien przejść na VAT – jego klientom to nie przeszkadza, a on sam będzie mógł dzięki temu odliczyć VAT z kosztów. 

Przykład 5: Pani Sylwia jest front-end deweloperką. Ma własną działalność gospodarczą, ale realnie pracuje dla firmy tworzącej oprogramowanie księgowe. Wydaje sporo własnych pieniędzy na szkolenia i udział w eventach. 

Zdecydowanie opłaca jej się być VAT-owcem. Firma, dla której pracuje, zapłaci ten podatek, a Pani Sylwia odzyska jego część dzięki kosztom szkoleń. 

Przykład 6: Pan Roman jest barberem pracującym niemal wyłącznie dla studia reklamowego. Przygotowuje aktorów i statystów, korzystając z własnych materiałów takich jak farby do włósów, oraz narzędzia za które też sam płaci. 

Pan Roman może bezpiecznie przejść na VAT. Rozliczy dzięki temu VAT z kosztów, a jego stawka wyjściowa VAT jest dość niska i nie powinna wpływać na jego konkurencyjność dla studia filmowego czy okazjonalnych klientów. 

Ale ja nie chcę, czyli co się dzieje gdy wchodzisz na VAt z powodu przekroczenia limitu?

Podatnik, który w trakcie roku podatkowego przekroczy limit 200 000 zł lub rozszerzy działalność na branże przymusowo objęte VAT-em, natychmiast musi przejść na VAT. Oznacza to dosłownie konieczność wystawienia FV z VATem przy pierwszej kwocie ponad limit. 

Należałoby też poprzedniego dnia dokonać rejestracji jako czynny podatnik/płatnik VAT. Wymaga to stałej czujności ze strony księgowej lub osoby zajmującej się księgowością JDG.

Jeśli podatnik przekroczy limit może ponieść karę za brak zgłoszenia do rejestru, a ponadto zapłaci VAT od faktur wystawionych bez VATu.

Przykład 6 (przekroczenie limitu): Pani Patrycja zaczęła rok podatkowy bez VATu. Dnia 22 października osiągnęła limit 200 000 zł przychodów, ale nie zauważyła tego. 6 listopada wystawiła FV na 10 000 zł, a klient ją zapłacił. Oznacza to, że przekroczyła termin zgłoszenia do VATu, który był 5 listopada (zawsze dzień przed). W dodatku zamiast zarobić 10 000 zł netto (bo policzyła VAT 0%), zarobi jedynie 8130 zł 08 gr i zapłaci 23% VAT – 1869 zł 92 gr.

Jeśli zdarzy się Państwu taka sytuacja polecam pilny kontakt z doradcą podatkowym. Gdyby w.w. pani Patrycja działała prawidłowo byłoby tak:

Przykład 7 (prawidłowe działanie):  Pani Patrycja zaczęła rok podatkowy bez VATu. Dnia 22 października osiągnęła limit 200 000 zł przychodów. Wiedząc, że następna FV wyjdzie poza limit, natychmiast zgłosiła się jako płatnik VAT. Następne FV wystawiała już ze stawką 23%. 

VAT czy nie VAT, oto jest pytanie

Bazowo prowadząc JDG i nie przekraczając limitu jest się zwolnionym z VATu. Po przekroczeniu limitu liczonego proporcjonalnie do części roku podczas której prowadziło się działalność trzeba natychmiast przejść na VAT. To są elementy graniczne podatkowej układanki. Pomiędzy nimi jest wybór czy zaoferować niższe ceny konsumentom, czy być w stanie rozliczyć VAT płacony wraz z fakturami od dostawców. Powyższe przykłady mogą Państwu pomóc w dokonaniu opłacalnego wyboru. 

Jeśli jednak podatek VAT wciąż wydaje się Państwu zbyt skomplikowany, mają Państwo całkowitą rację – taki właśnie jest. Moim zadaniem jest wyjaśnić go Państwu. Zapraszam po poradę.

Polecam też cykl artykułów powiązanych, które dotyczą rozliczania działalności gospodarczej w 2024.