Artykuł ten jest częścią większego cyklu poświęconego ochronie danych osobowych.
Upoważnienie pracownika do przetwarzania danych osobowych w małej firmie
By pracownik mógł przetwarzać dane osobowe, Administrator Danych Osobowych musi go do tego upoważnić. Odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w myśl nowych przepisów o ochronie danych osobowych jest niezbędne w stosunku do większości pracowników.
Komu należy wystawić upoważnienie?
Małe przedsiębiorstwa mają często niski stopień specjalizacji pracowników. Oznacza to, że potencjalnie każda osoba w firmie może zostać poproszona o pomoc w danym zadaniu. Z tego powodu najlepiej wystawić upoważnienie dosłownie wszystkim, ewentualnie tylko zawęzić jego zakres.
Upoważnienie jest na pewno niezbędne do:
- Wszelkich spraw kadrowych – z zasady dotyczą one danych pracowników.
- Sprzedaży jeśli sprzedawca ma styczność z danymi klienta – np. telemarketer zna zazwyczaj imię, nazwisko i nr telefonu klienta; a przedstawiciel handlowy nawet jego adres.
- Pełnienia stanowiska kierowniczego – przełożeni zawsze mają dostęp do części danych podwładnych.
- Obsługi klienta – prawie na pewno pracownik ma dostęp do podstawowych danych.
- Wysyłania listów, nadawania paczek i przesyłek – jeśli na paczce są dane klienta takie jak adres, imię, nazwisko.
- Ochrony i nadzoru – nagranie z monitoringu zawiera dane osobowe takie jak wygląd osoby, po którym można ją zidentyfikować i miejsce pobytu w danym czasie.
- Analizy i obróbki baz danych jeśli te zawierają dane osobowe.
- Obsługi CRM – praktycznie zawsze w danych systemu są dane osobowe klientów.
- Umawiania spotkań, pracy sekretariatu, recepcji itp.
Tak naprawdę trudno wyobrazić sobie pracownika biurowego w małej firmie, który nie ma styczności z danymi osobowymi. Upoważnień można więc nie wystawiać np. szeregowym pracownikom ekipy budowlanej lub sprzątającej.
Komu można wystawić upoważnienie?
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nie jest związane z umową o pracę. Można wystawić je także dla:
- praktykantów;
- wykonawców dzieł;
- zleceniobiorców.
Osobom prowadzącym własną działalność (np. samozatrudnienie) przekazuje się dane na podstawie umowy powierzenia danych osobowych.
Co musi znaleźć się w upoważnieniu?
Wystawiając upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, trzeba w nim zawrzeć – oczywiście dane osobowe. A tak na poważnie, dokument taki powinien zawierać:
Informacje o tym kto powierza dane,
Imię i nazwisko osoby, która otrzymuje upoważnienie,
Cel przetwarzania danych – można go określić bardzo ogólnie, np. w celu wykonywania obowiązków na stanowisku starszego specjalisty ds. jakości,
Datę od kiedy upoważnienie jest ważne;
Zakres danych, które pracownik ma prawo przetwarzać.
Dokument taki powinien być ponadto podpisany przez osobę uprawnioną do nadania upoważnienia.
Ewidencja osób upoważnionych
Każdy pracodawca jest zobowiązany prowadzić Ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Jako, że nie ma wymagań co do jej formy, najlepiej utworzyć plik dostępny jedynie dla ADO i ABI, a w nim zamieścić tabelkę obejmującą imiona, nazwiska i zakres upoważnienia.