Czy każda umowa-zlecenie powinna zostać zgłoszona do ZUS? Czy od każdej takiej umowy należy odprowadzić składki na ubezpieczenie? A jeśli już zgłaszać, to kiedy i w jaki sposób?
Prawidłowe zastosowanie przepisów dotyczących zgłaszania umów-zlecenie do ZUS może powodować problemy. Z jednej strony, teoretycznie to w interesie zleceniobiorcy jest, aby jego składki były odprowadzane prawidłowo – choć wiele osób nie zna przepisów dotyczących systemu ubezpieczeń społecznych. Z drugiej strony, obowiązek zgłoszenia leży po stronie płatnika (zleceniodawcy), który ma na jego wypełnienie niewiele czasu. Dlatego ważne jest, aby jeszcze przed rozpoczęciem zlecenia ustalić, czy od danej umowy należy odprowadzić składki ZUS – jest to konieczne tylko w niektórych przypadkach.
Kiedy nie trzeba zgłaszać umowy-zlecenie do ZUS?
Składki emerytalnej i rentowej nie odprowadza się od umów-zlecenie podpisanych z osobami, które (jedno z poniższych):
- są uczniami i jednocześnie nie mają więcej niż 26 lat,
- są studentami i jednocześnie nie mają więcej niż 26 lat,
- są już zatrudnione w innej firmie w ramach umowy o pracę i zarabiają przynajmniej najniższą stawkę krajową
- wykonują w innej firmie umowę-zlecenie o wartości brutto przekraczającej 1850zł i mają od tej umowy odprowadzane składki
- wykonują dwie lub więcej umów zlecenie w innej firmie lub innych firmach, suma tych umów przekracza 1850 zł brutto i są od nich odprowadzane składki
Kiedy trzeba zgłosić umowę-zlecenie do ZUS?
Składki należy odprowadzić w sytuacjach, gdy w danym czasie zleceniobiorca:
- ma status ucznia lub studenta, ale przekroczył wiek 26 lat,
- ma tylko jedną umowę-zlecenie, podpisywaną właśnie z naszą firmą,
- ma więcej umów-zlecenie, ale wszystkie podpisane z naszą firmą (dla ZUS wszystkie umowy-zlecenie od jednego zleceniodawcy są traktowane przy wyliczaniu składek jako jedna umowa),
- ma więcej umów-zlecenie od innych zleceniodawców, ale suma ich wartości jest niższa od 1850zł,
- ma więcej umów-zlecenie, ich wartość przekracza 1850 zł, ale dopiero po zsumowaniu dwóch lub więcej umów (składki odprowadza się wtedy od umów, które były sumowane)
Szczególnie ten ostatni punkt warto zilustrować za pomocą poniższego przykładu.
Zakładamy, że zleceniobiorca posiada kilka umów zlecenie, w następującym układzie:
- w firmie A = 1500zł brutto + 200zł brutto (2 umowy, traktowane jako suma 1700 brutto)
- w firmie B = 1800zł brutto
- w firmie C = 300zł brutto
Jeśli zleceniobiorca zgłosi potrzebę odprowadzania składek w firmach A i C (suma 1700zł + 300zł = 2000zł, co przekracza kwotę 1850zł), nie musi już odprowadzać ich od umowy w firmie B.
Zleceniobiorca może też poprosić o zgłoszenie do ubezpieczenia w innych konfiguracjach: w firmach B i C (suma 2100zł), A i B (suma 3500zl) albo we wszystkich trzech (3800zł). Jednak w tych przypadkach uzyska niższe wynagrodzenie, wynikające z wyliczenia składek z wyższej kwoty, niż w przypadku umów-zlecenie z firmami A i B.
Jaki jest termin zgłoszenia umowy-zlecenia do ZUS?
Na zgłoszenie do ZUS zleceniodawca ma 7 dni kalendarzowych od daty powstania obowiązku podatkowego, przy czym pierwszym liczonym dniem jest ten następujący po dniu rozpoczęcia umowy. Jeśli, na przykład, umowa-zlecenie obejmuje realizację od 5 lutego 2016 roku, należy ją zgłosić najpóźniej do 12 lutego włącznie.
Warto tu dodatkowo zaznaczyć, że brana pod uwagę jest data rozpoczęcia wykonywania zlecenia, a nie podpisania umowy (chyba, że są to daty zbieżne).
Zgłoszenie odbywa się na druku ZUS ZUA.
Jedynym wyjątkiem dla terminu 7 dni jest sytuacja, w której termin na zgłoszenie do ZUS upływa w dniu ustawowo wolnym od pracy. Wtedy możliwe jest złożenie druku ZUS ZUA w najbliższym następującym dniu powszednim.
Kiedy wyrejestrować zleceniobiorcę?
Wyrejestrowanie zleceniobiorcy odbywa się na druku ZUS ZWUA. Należy go złożyć w terminie do 7 dni od dnia, w którym ustało prawo do ubezpieczenia – czyli dnia wygaśnięcia umowy-zlecenie lub jej rozwiązania.