Pierwsze miesiące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur są dużą zmianą dla przedsiębiorców. Często pojawiają się informacje o wadliwym funkcjonowaniu systemu. Przyjrzyjmy się najpopularniejszemu zarzutowi i odpowiedzmy, na pytanie: Dlaczego faktury nie ma w KSEF?
Jeśli potrzebujesz szerszej pomocy z KSEF, zapraszamy do zakupu naszego poradnika.
Teraz wracamy do tematu.
Dlaczego faktury nie ma w KSEF – możliwe powody
Faktura może nie być widoczna w KSEF, ponieważ:
- Nigdy nie została wystawiona,
- Została wystawiona w programie niepowiązanym w KSEF,
- Faktura została wystawiona na błędne dane,
- Wystawca jeszcze nie korzysta z KSEF,
- Faktura została uznana za zagraniczną (bo miała PL w NIPie) i nie jest widoczna po stronie odbiorcy,
Oprócz tego istnieje szansa, że FV jest w KSEF, tylko odbiorca ją przegapił i podnosi fałszywy alarm.
Przejdźmy przez wszystkie możliwości zaczynając od tego jakie faktury powinny być widoczne w KSEF.
Kiedy widać FV w KSEF?
Odbiorca/nabywca powinien widzieć w KSEF wystawione dla siebie FV, które:
- Zostały prawidłowo wystawione,
- z NIPem nabywcy (10-cyfrowym, bez PL),
- w systemie elektronicznym powiązanym przez sprzedawcę z KSEF,
Faktury powinny być widoczne po kilku minutach od wystawienia, ale 24 godziny poślizgu mogą wynikać z oprogramowania używanego przez wystawcę.
System KSEF nie uwzględnia faktur pro forma, które nie są w polskim prawie uważane za faktury.
Przejdźmy do omówienia powodów, czemu faktur nie widać.
Faktura nie została wystawiona
Zwłaszcza w mniejszych firmach, zdarza się, że wskutek pośpiechu, sprzedawca nie wystawia FV, albo nawet wystawia, ale zapomina kliknąć “Zapisz”.
Jest oczywiste, że jeśli wystawca nie wystawił FV, to nie będzie jej też w KSEF. Po upewnieniu się, że na pewno się jej nie przegapiło, warto zwrócić się dostawcy i przypomnieć o braku FV.
Faktura miała PL w numerze NIP
Polska firma wystawiając FV innej polskiej firmie, nie wpisuje identyfikatora kraju (PL) w NIP nabywcy. Jeśli ktoś to zrobi, to KSEF zaczyta taką FV jako międzynarodową i nie będzie ona widoczna po stronie nabywcy, mimo, że sprzedawca będzie widział ją normalnie.
Podając NIP sprzedawcy, podawaj go bez PL, nawet jeśli przeważnie handlujesz z zagranicą i większość faktur dla Ciebie ma PL NIP.
Wystawca nie korzysta z KSEF
Do końca roku 2026 nie ma żadnych kar za zignorowanie przepisów o KSEF. Niektóre firmy zdecydowały celowo nie wprowadzać tego systemu. Jest to po prawdzie działanie mało wiarygodne i utrudniające nam wszystkim pracę, ale legalne o tyle, że niekarane.
Każda firma, która nie wprowadza FV do KSEF ma obowiązek wystawić je i przekazać klientowi (w formie elektronicznej lub drukowanej).
Jeśli dostajesz od kogoś FV drukowane/elektroniczne, to jest szansa, że on po prostu nie wystawia ich w KSEF. Po prostu weź fakturę w dotychczasowej formie i zaksięguj ją jak do tej pory.
Z KSEF nie muszą też korzystać bardzo małe firmy czy prowadzący działalność nierejestrowaną.
A może jednak jest?
Zanim zapytasz: Dlaczego faktury nie ma w KSEF?, wyszukaj ją po prawidłowej nazwie firmy. Najlepiej nie rób tego przez KSEF, tylko przez własny program księgowy, który znasz lepiej.
KSEF nie służy do sprawdzania w nim FV, nawet jeśli ma taką funkcję. Łatwo się w nim pogubić. Zacznij od programu, w którym normalnie sprawdzasz FV. Jeśli program jest zintegrowany z KSEF, to jest w nim wszystko co możesz zobaczyć na swoim koncie KSEF.
Na kłopoty z KSEF – poradnik i doradca
Jeśli właśnie wdrażasz KSEF w swojej firmie, albo potrzebujesz pomocy ze zrozumieniem tego systemu, polecamy nasz poradnik. W wyjątkowych przypadkach zapraszamy też po poradę. Nasi klienci radzą sobie KSEF doskonale. Dołącz do nich.