W polskiej rzeczywistości cały czas spotykasz się z fakturami. Wystawiasz je, ale też otrzymujesz, płacisz, księgujesz i przechowujesz. Bywa też, że popełniasz błędy wynikające z nieznajomości przepisów. Nic dziwnego. Jest u nas tak wiele różnych typów faktur, że niekiedy trudno się połapać. Warto więc przynajmniej poznać podstawy.
Najbardziej klasyczna faktura VAT
Jeśli przepisy szczególe nie stanowią inaczej faktura VAT:
Jest dokumentem księgowym,
Potwierdza transakcję kupna-sprzedaży,
Jest wystawiana przez sprzedawcę, a jej oryginał otrzymuje nabywca,
Jest podstawą do zapłaty należności,
Powinna zawierać: dane obu stron, określenie przedmiotu transakcji, jego wartość, ilość towaru/wykonanych usług, stawki VAT, terminy wystawienia i płatności, numer kolejny,
Zawiera podatek VAT, który nabywca płaci wraz z należnością sprzedawcy, a ten z kolei winien odprowadzić do US.
Ponieważ 90% faktur z jakimi się spotykasz to właśnie standardowe dokumenty tego typu, możesz niekiedy zapomnieć o typowych dla polskiego prawa podatkowego wyjątkach.
Faktura – dostawa od rolnika ryczałtowego
Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo w branży około spożywczej (np. hurtownia spożywcza, gastronomia) możesz chcieć zakupić towary rolne od rolnika ryczałtowego. Musisz jednak pamiętać, że w takiej sytuacji to Ty (jako nabywca) wystawiasz mu fakturę (mimo, że jest on sprzedawcą). Faktura taka powinna być oznaczona Faktura VAT RR. W dalszym ciągu to Ty płacisz należność i podatek, oraz zyskujesz prawo do odliczenia. To ostatnie jednak tylko pod warunkiem, że płacisz przelewem na konto.
Konstrukcja ta przerzuca właściwie wszystkie obowiązki związane z fakturą na Ciebie (nabywcę). Ty również odpowiadasz np. za wadliwie wystawiony dokument (w tym za wadliwe dane rolnika).
Faktury przy odwrotnym obciążeniu VAT
Jeśli handlujesz towarami wymienionymi w załączniku nr 11 do ustawy o podatku od towarów i usług (metale szlachetne, surowce wtórne, część elektroniki, żelazo i stal) musisz pamiętać o odwrotnym obciążeniu VAT. Oznacza ono, że podczas wystawiania faktury sprzedawca nie dolicza do należności podatku VAT. Kupujący powinien go natomiast zapłacić we własnym zakresie bezpośrednio do US.
Odwrotne obciążenie dotyczy jedynie transakcji pomiędzy podmiotami profesjonalnymi (firmami, organizacjami). W przypadku urządzeń elektronicznych (komputery, tablety, procesory itp.) transakcja musi przekraczać kwotę 20 000 zł by mówić o odwrotnym obciążeniu VAT.
Problem pojawia się gdy dokonujemy serii transakcji z tym samym dostawcą lub dokonujemy zakupów na granicy owego limitu kwotowego.
Faktura pro forma
Jak sama nazwa wskazuje jest to dokument „pro forma” czyli: dla zachowania pozoru, dla zachowania formy. I warto o tym pamiętać, gdyż w polskim prawie podatkowym faktura pro forma nie jest fakturą! Nie jest nawet dokumentem księgowym. Jest jedynie przedstawieniem kupującemu tego jak będzie wyglądała prawdziwa faktura. Można wykorzystać FV pro forma jako podstawę do zapłaty i dowód w postępowaniu cywilnym. Nie ma ona natomiast żadnego znaczenia dla rozliczeń podatkowych – nie księgujemy jej, nie jest podstawą do rozliczenia VAT.
Faktura pro forma została stworzona przez przedsiębiorców, którym bardzo ułatwia transakcje i dokonanie płatności. Przepisy nigdzie o niej nie wspominają i nie ma wobec niej szczególnych wymagań.
Faktura – wewnątrzwspólnotowe nabycie
W przypadku faktur wystawianych pomiędzy przedsiębiorstwami z różnych krajów UE, obowiązuje zasada bardzo podobna jak w przypadku odwrotnego obciążenia VAT. To znaczy sprzedawca wystawia fakturę nie doliczając do niej VAT-u. Kupujący płaci VAT bezpośrednio do swojego US. Jako, że rozwiązanie to jest ogólnoeuropejskie i niezależne od przedmiotu sprzedaży (rodzaju towaru lub usługi, jego ilości, ani ceny) – nastręcza znacznie mniej wątpliwości niż odwrotne obciążenie VAT w obrocie krajowym.
Wkrótce część II.