Już w przyszłym roku wprowadzimy w Polsce jednolity system faktur elektronicznych. Wraz z nim pojawi się faktura ustrukturyzowana, która z początkiem 2027 stanie się obowiązkową metodą potwierdzania dla wszystkich płatników VAT.
Będzie to duża zmiana zarówno dla przedsiębiorców, jak też doradców podatkowych i organów kontroli skarbowej. Przyjrzyjmy się więc planowanym przepisom.
Czym jest Krajowy System e-Faktur i faktura ustrukturyzowana?
Krajowy System e-Faktur jest systemem informatycznym, do którego od przyszłego roku wprowadzane będą wszystkie FV wystawiane na terenie Polski.
System pozwoli na:
- wystawianie FV,
- przechowywanie ich,
- wysyłanie do kontrahenta.
Każda zapisana w systemie faktura po uwierzytelnieniu będzie dostępna dla wystawiającego, kupującego i oczywiście urzędów. Co ważniejsze, będzie też ustrukturyzowana czyli uporządkowana, zapisana w dokładnie taki sam sposób co wszystkie pozostałe.
Każdy przedsiębiorca będzie wystawiał faktury w ten sam sposób i takiej samej formie (elektronicznej). Przez jakiś czas będziemy jeszcze korzystać z faktur papierowych, ale w ciągu najbliższych 2 lat odejdą one do historii.
W momencie wystawienia faktura VAT stanie dokumentem przechowywanym przez państwo.
W jakim celu wprowadzamy fakturę ustrukturyzowaną?
Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem krajowym i odpowiada na lokalne potrzeby, ale też będzie w przyszłości możliwy do zintegrowania z podobnym systemem obejmującym całą Unię Europejską, a możliwe że także kraje EFTA.
Dla nas, w Polsce, jest to przede wszystkim:
- Unifikacja faktur – do tej pory miały one pewne cechy wspólne, ale ich prawidłowe odczytanie nieraz wymagało wzmożonego wysiłku, zwłaszcza w przypadku firm, dla których FV jest kolejnym folderem reklamowym.
- Przeniesienie fakturowania w sferę elektroniczną – aktualnie zdecydowana większość FV wystawiana jest z systemów elektronicznych, ale drukowana i przekazywana klientowi w wersji papierowej.
- Przeniesienie odpowiedzialności za przechowywanie – po wprowadzeniu FV ustrukturyzowanych odpowiedzialne za ich przechowywanie będzie państwo, a nie przedsiębiorca.
- Ułatwienie sprawdzenia dokumentacji – urzędnik nie będzie miał, ani potrzeby, ani możliwości, by zażądać FV od przedsiębiorcy. Sprawdzi je sobie online.
- Ułatwienie księgowania – obowiązki księgowe nie znikną, ale możliwość sprawdzenia w systemie wszystkich wystawionych i otrzymanych FV będzie wyraźnym krokiem naprzód.
Tyle w skali kraju, przejdźmy do Twojej firmy.
Faktura ustrukturyzowana – zmiany na lepsze
Wprowadzenie jednolitego systemu faktur elektronicznych w skali kraju będzie mieć zalety także dla Ciebie, jako przedsiębiorcy.
Spodziewamy się, że:
- Będzie Ci o wiele łatwiej utrzymać porządek w dokumentacji,
- Nie zapomnisz o dostarczeniu FV do swojego biura rachunkowego,
- Wszystkie FV będą dla Ciebie łatwo dostępne do sprawdzenia,
- Zniknie problem FV nieczytelnych, zgubionych, wysłanych podwójnie,
Przede wszystkim jednak przestaniesz odpowiadać za przechowywanie FV.
Będzie więc łatwiej, bardziej przejrzyście i z mniejszą odpowiedzialnością. Pewne “ale” mogą się jednak pojawić.
Faktura ustrukturyzowana – ostrzeżenia
Po wprowadzeniu FV ustrukturyzowanych anulować lub poprawić wadliwą FV będzie można jedynie w systemie KSeF. Zamknie to popularną praktykę “Nie księguj tego, zaraz wyślę Ci poprawioną”. Wszyscy, nawet doradcy podatkowi, czasem z tej furtki korzystali. Teraz raz wprowadzona FV będzie wymagać korekty.
Wejście w życie przepisów zmusi też te nieliczne firmy, które dotąd nie wystawiały FV elektronicznych żeby zacząć to robić.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?
1 lutego 2026 – system KSeF staje się obowiązkowy dla dużych firm (wartość sprzedaży 200 milionów +)
1 kwietnia 2026 – system KSeF zacznie obowiązywać Twoją firmę. (zacznie się okres przejściowy)
1 stycznia 2027 – zakończy się okres przejściowy.
Pomiędzy 1 kwietnia, a 31 grudnia 2026 będzie możliwe posiłkowanie się FV papierowymi czy wystawianie FV z kas rejestrujących.
Polecamy jednak przejść na nowy system możliwie najwcześniej.
Kto musi przejść na KSeF, a kto nie?
Każdy kto wystawia FV będzie musiał korzystać z faktur ustrukturyzowanych
- przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT;
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
- podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Jak przygotować się na fakturę ustrukturyzowaną?
W celu spełnienia wymogów określonych w przepisach (i ułatwienia sobie życie):
- utwórz konto w systemie KSeF,
- uzyskaj certyfikat wystawcy faktur by móc wystawiać je offline (zostaną przesłane później),
- sprawdź czy Twoje oprogramowanie jest już kompatybilne z nowym systemem (powinno być),
- spokojnie i mając na to czas wystaw w systemie pierwszą FV na długo przed tym nim będzie to obowiązkowe.
Jeśli napotkasz na trudności – zapraszam na poradę podatkową.
Faktury ustrukturyzowane są dobrym rozwiązaniem i ostatecznie ułatwią pracę nam wszystkim.