Związane z rejestracją działalności gospodarczej formalności są niezbędnym elementem legalnego prowadzenia przedsiębiorstwa. Osobom, które po raz pierwszy decydują się na własną działalność mogą zająć nieco czasu, faktycznie jednak nie są skomplikowane.
Przygotowanie warto zacząć od zapoznania się z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD). Trudno w momencie rozpoczynania działalności dokładnie przewidzieć zakres w jakim firma będzie działać, toteż opłacalne jest określenie go możliwie szeroko. Konieczne jest też znalezienie lokalu lub jego wydzielonej części, gdzie będzie się mieścić siedziba jednoosobowej działalności gospodarczej.
Najpierw ewidencja CEIDG
Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność na własną rękę jest uzyskanie wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Osoby wyposażone w podpis elektroniczny mogą wypełnić i potwierdzić wniosek za pośrednictwem sieci. Pozostali mogą z korzystać z tej metody jedynie częściowo. Na stronie www.ceidg.gov.pl można przygotować odpowiedni wniosek, później zaś podpisać go w urzędzie gminy. W gminie podaje się wygenerowany przy rejestracji on-line numer wniosku. Oczywiście można również całość wypełnić w urzędzie, łatwiej jednak wówczas o błędy. Brak NIPu, brak kodów PKD, nieprawidłowe dane adresowe i inne pomyłki, które uniemożliwią rejestrację działalności. Następnego dnia roboczego po prawidłowym wypełnieniu i potwierdzeniu wniosku, zostaje wygenerowany właściwy wpis. Jeśli do tej pory założyciel firmy nie miał przyznanego numeru NIP zostanie on przyznany jednocześnie z numerem REGON. Cała operacja nie wymaga wnoszenia opłat.
REGON, KONTO BANKOWE, PIP i PIS
Stosunkowo często osoby zakładające przedsiębiorstwa spodziewają się konieczności dopełnienia dodatkowych formalności, które nie są wymagane dla legalnego rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dokonując wpisu w CEIDG przedsiębiorca otrzymuje jednocześnie numer REGON. Nie ma potrzeby występować oddzielnie o jego przyznanie. Jeśli w celu potwierdzenia wniosku odwiedziło się urząd, można zażądać REGON-u od razu, w przeciwnym wypadku zostanie on przysłany pocztą na adres rejestrowanego przedsiębiorstwa. Również Państwowa Inspekcja Pracy i Państwowa Inspekcja Sanitarna zostaną poinformowane bez udziału przedsiębiorcy. Konto bankowe może być natomiast wymagane przez przepisy szczególne, na przykład gdy jednorazowa płatność w obrocie profesjonalnym przekroczy 15 000 euro lub gdy zakładający firmę stara się o dotację. Działalność jednoosobową można prowadzić bez konta bankowego, lub założyć je już po zarejestrowaniu firmy.
ZUS
CEIDG rejestruje w ZUS przedsiębiorcę, jako płatnika składek, ale nie jako ubezpieczonego. Konieczne jest, zatem złożenie odpowiedniej deklaracji. Będzie to ZUS ZUA, jeśli przedsiębiorca zamierza opłacać zarówno składki ZUS jak i składki zdrowotne. Jeśli składki pokrywane są z innego źródła (np. właściciel firmy jest również zatrudniony na podstawie umowy o pracę w innej firmie), składana jest deklaracja ZUS ZZA. Złożenie deklaracji nie wymaga wnoszenia opłat.
Do ZUS należy dokonać zgłoszenia w terminie 7 dni od zarejestrowania działalności gospodarczej (wpis w CEIDG). Jeśli przedsiębiorca nie prowadził wcześniej przez 60 m-cy działalności gospodarczej, ani nie jest wspólnikiem w spółce (komandytowej, partnerskiej, jednoosobowej z o.o., lub jawnej) ma prawo zadeklarować odprowadzanie składek od 30% (zamiast 60%) średniego miesięcznego wynagrodzenia. Ma wówczas składki ZUS obniżone przez okres 24 m-cy, traci natomiast prawo do zasiłku w przypadku zakończenia działalności.
Wizyta w urzędzie skarbowym
Mimo iż Urząd Skarbowy otrzymuje część potrzebnych informacji po rejestracji w CEIGD, nie są one wystarczające. Teoretycznie wypełniając dokumenty dla CEIGD dokonuje się wyboru formy opodatkowania (karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany lub opodatkowanie liniowe). Lepiej jednak powtórzyć to działalnie w Urzędzie Skarbowym, w terminie 20 dni od zarejestrowania działalności. Oprócz tego informuje się urząd o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych, ewentualnej umowie z biurem rachunkowym, oraz wybiera formę rozliczenia PIT i VAT.*
Dalsze działania
Konkretna działalność może wymusić na przedsiębiorcy dokonanie dodatkowych formalności. Będzie tak na przykład, gdy w skład majątku firmy wchodzą nieruchomości lub samochody ciężarowe. Niektóre zawody podlegają szczególnym regulacjom, konieczny jest wówczas np. wpis do rejestru prowadzonego przez samorząd zawodowy, lub jednostkę samorządu terytorialnego. Każda taka okoliczność ma przyznany własny termin w jakim należy dopełnić formalności. Z reguły terminy są liczone od dnia rejestracji w CEIDG.
* Reguły wyboru formy opodatkowania i rejestracji dla potrzeb VAT zostały opisane w innym artykule.