Obowiązek posiadania kas fiskalnych został znacznie rozszerzony od początku 2015 roku. Wcześniej dotyczył jedynie ograniczonego grona dostawców towarów i usług. Decydująca była wartość sprzedaży. Teraz zakres zwolnienia został znacznie zawężony.
Na kasie fiskalnej rejestruje się sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Teoretycznie więc nie muszą jej posiadać firmy świadczące usługi lub dostarczające towary jedynie dla innych podmiotów profesjonalnych. W przepisach regulujących kwestię kas fiskalnych jest jednak bardzo wiele wyjątków, a nawet wyjątków od wyjątków.
Limit
Ustawa przewiduje zwolnienie z obowiązku posiadania kas fiskalnych firm, które prowadzą jedynie okazjonalną sprzedaż towarów i usług na rzecz podmiotów nieprofesjonalnych. Graniczną wartością jet tu 20 000 zł przychodu osiągniętego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych w ciągu roku. Jeśli działalność była prowadzona krócej niż rok, limit jest obniżany proporcjonalnie (np. prowadząc działalność przez 3 miesiące można osiągnąć jedynie 5000 zł przychodu, by nie musieć kupować kasy).
Jeśli, przykładowo, przedsiębiorstwo budowlane, które z reguły specjalizuje się w remontach budynków biurowych, wykona pojedynczy remont dla osoby prywatnej o wartości 19 000 zł brutto, sprzedaż nie musi być nabita na kasę fiskalną. Wystarczy jednak, że ta sama firma dodatkowo sprzeda materiały remontowe o wartości 2000 zł i już będzie musiała zaopatrzyć się w kasę fiskalną.
Nie ma znaczenia czy limit został przekroczony przez pojedynczą sprzedaż, czy też szereg kilkunastu mniejszych transakcji, które powinny być potwierdzone paragonem.
Do limitu nie wlicza się sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Zwolnienia poza limitem
Ustawa określa przypadki, w których limit 20 000 zł nie obowiązuje, a firma jest całkowicie zwolniona z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Z reguły są one związane z łatwością określania rzeczywistych przychodów przedsiębiorstwa, nawet jeśli nie posiada ono kasy fiskalnej. Zwolnione są:
- dostawa energii elektrycznej,
- usługi telekomunikacyjne,
- ubezpieczenia,
- obsługa nieruchomości,
- sprzedaż wysyłkowa (płatność przelewem).
Kto nie może korzystać ze zwolnienia?
Choć sam limit 20 000 zł jest już wyjątkiem, to również od niego przewidziano kolejne wyjątki. Ustawa sprecyzowała listę usług i zawodów, które nie mogą zrezygnować z kasy fiskalnej nawet jeśli prowadzą jedynie okazjonalną sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.
Od początku roku 2015 lista znacznie wydłużyła się i obecnie znajdują się na niej:
- doradcy podatkowi,
- adwokaci,
- radcy prawni,
- lekarze,
- dentyści,
- mechanicy samochodowi,
- sprzedawcy perfum i wód toaletowych,
- fryzjerzy,
- kosmetyczki,
- sprzedawcy nośników danych,
- dostawcy usług cateringowych,
- właściciele punktów gastronomicznych,
- taksówkarze,
- organizatorzy transportu osobowego.
Część na kasę?
Możliwe jest prowadzenie działalności jednocześnie w kilku branżach. Powstaje więc pytanie, czy mechanik samochodowy musi wbijać na kasę także naprawę rowerów i w jaki sposób określić w tym przypadku, co zalicza się do limitu 20 000 zł.
Bezpieczniej jest właśnie tak założyć. Skoro i tak koniecznie trzeba posiadać kasę, to nie ma powodu, by nie korzystać z niej stale.
Paragony elektroniczne
O ile faktury elektroniczne doczekały się odpowiednich przepisów, które aktualnie wydają się całkiem rozsądnie, o paragonie elektronicznym możemy mówić jedynie posługując się analogiami. Wystawiać je wolno i mają taką samą moc prawną, natomiast czy są wobec nich postawione dodatkowe wymagania, musimy się jedynie domyślać.
Program do wystawiania paragonów w formie elektronicznej może stworzyć nie tylko programista, ale nawet student drugiego roku informatyki. Na prawdę nie ma w nim nic skomplikowanego. Problem polega na tym, że aplikacja nie będzie kasą fiskalną, ponieważ nie posiada atestu. I nie może go posiadać. A coraz więcej konsumentów wolałoby sms lub maila niż papierowy świstek.
Kolejny raz lepiej się zabezpieczyć podwójnie i nabijać na kasę tradycyjną każdą sprzedaż, a przez sieć wysyłać najwyżej kopię paragonu. Niewygodne? Zdecydowanie. Ale póki przepisy nie zostaną sprecyzowane, lepiej dmuchać na zimne.
Czy kasa jest kosztem?
Bez wątpienia zakup kasy fiskalnej jest niezbędny w celu uzyskania przychodu. Czy oznacza to, że można go rozliczyć jak zwykły koszt uzyskania przychodu? Absolutnie nie. Niewiele zakupów jest tak skomplikowanych jak właśnie kasa fiskalna.
Po pierwsze kasa ma służyć właścicielowi dłużej niż rok i może być uznana za środek trwały. W wypadku wyjątkowo drogich kas (powyżej 3500 zł) nawet musi. Oznacza to konieczność dokonania amortyzacji w miejsce prostego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu. Nawet jednak jednorazowe rozliczenie kasy dla potrzeb PIT/CIT nie oznacza, że sprawa jest prosta.
23% VAT można rozliczyć na zasadach ogólnych, jeśli firma jest zarejestrowana jako podatnik czynny VAT. Jednocześnie wartość netto może być przedmiotem kolejnego odliczenia od VAT.
Przedsiębiorca kupujący kasę ma prawo odliczyć od VAT 90% wartości netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. To odliczenie pozostaje bez wpływu na podatek dochodowy i z tego względu może doprowadzić do sytuacji, gdy przedsiębiorca dokonuje łącznie wyższego odliczenia niż wynosi wartość zakupionej kasy.
By to wyjaśnić, użyjemy przykładu kasy fiskalnej wartej 1000 zł netto. Tym samym wartość brutto kasy wyniesie 1230 zł.
230 zł w tym wypadku to VAT – Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo dokonać jego odliczenia od podatku należnego w całości.
VAT należny – 230 zł
1000 zł to wartość netto – Przedsiębiorca może uwzględnić tę kwotę, by obniżyć podstawę podatku PIT/CIT. Może również wykorzystać mechanizm amortyzacji, jeśli bardziej opłacalne dla niego będzie rozłożenie kosztów uzyskania przychodu na kilka miesięcy lub kwartałów.
Podstawa PIT/CIT – 1000 zł
(czyli PIT – 180 do 320 zł lub CIT – 190 zł)
90% z 1000 zł to więcej niż 700 zł, stosuje się więc tę drugą kwotę.
700 zł to ulga na zakup kasy fiskalnej odliczana od VAT należnego.
Gdyby 90% wartości kasy fiskalnej mieściło się w 700 zł, podatki VAT i dochodowy zostałyby łącznie obniżone o kwotę wyższą niż wartość kasy brutto. Przykładowo dla kasy o wartości netto 750 zł można by obniżyć VAT o 847,50 zł i PIT o 135 zł (lub więcej jeśli uwzględnić skalę podatkową 32% lub podatek liniowy 19%).
Podsumowanie
Obowiązek posiadania kas fiskalnych może wydać się niewygodny. Zastrzeżenia budzi tez nieuwzględnienie możliwości wystawiania paragonów w formie elektronicznej (np. dzięki fotografowaniu telefonem odpowiedniego kodu przez nabywcę). Należy jednak oczekiwać, że stopniowo problemy zostaną rozwiązane. Jednocześnie obowiązek posiadania kas obejmie coraz więcej zawodów. Skorzysta na tym Urząd Skarbowy, ale także konsumenci, którzy na podstawie paragonu będą mogli dokonać reklamacji towaru.
Sam zakup kasy fiskalnej nie jest poważnym kosztem ponieważ ulga na zakup kasy fiskalnej pozwala dokonać znacznego odliczenia od podatku VAT. W wyjątkowych wypadkach zakup może być nawet korzystny finansowo dla przedsiębiorcy.