Jak odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego w 2019?
Ten artykuł jest częścią większej całości. Przedstawia stan prawny na dzień 1 stycznia 2019 roku.
1 stycznia 2019 zmieniają się przepisy dotyczące rozliczeń samochodów w firmach. Warto już teraz wiedzieć jak odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego w 2019. Przy okazji przypominamy także te regulacje, które się nie zmieniły.
Czym jest koszt eksploatacji samochodu osobowego?
By odliczyć koszty eksploatacji samochodu, najpierw trzeba je ponieść. Odliczeniu podlegają tylko te wydatki, które przedsiębiorca faktycznie poniósł i może to udowodnić za pomocą odpowiedniego dokumentu (faktury, rachunku, umowy). Ponadto koszty muszą być powiązane z samochodem osobowym i dotyczyć jego eksploatacji. Będą nimi na pewno takie wydatki jak:
– zakup paliwa,
– naprawy i usługi serwisowe,
– wymiana części,
– opłaty za myjnię, czyszczenie klimatyzacji,
– opłaty parkingowe,
– ubezpieczenie (OC, AC) .
Te koszty eksploatacji samochodu w mniejszym lub większym stopniu można odliczyć. Nie można natomiast zaliczyć w koszty:
– mandatów i kosztów odholowania przez policję,
– usprawnień samochodu (tuningu),
Kto i w jakiej sytuacji może odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego?
Przedsiębiorca ma prawo dokonać odliczenia kosztów poniesionych w związku z eksploatacją pojazdu gdy:
– Korzysta z własnego samochodu osobowego na cele służbowe.
– Korzysta z samochodu firmowego na użytek prywatny i służbowy.
– Korzysta z samochodu firmowego wyłącznie na cele służbowe.
Szczególnym przypadkiem jest sytuacja gdy pracownik korzysta z własnego samochodu na cele służbowe pracodawcy. We wszystkich pozostałych wypadkach nie ma znaczenia czy koszty eksploatacji samochodu osobowego wynikają z działań samego pracodawcy czy jego pracowników.
Niżej znajdziesz zasady rozliczania kosztów eksploatacji samochodów osobowych w różnych przypadkach.
Prywatny samochód osobowy wykorzystany na cele służbowe
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, a także wspólnik spółki cywilnej, zawsze mogą wykorzystać swój samochód prywatny na cele służbowe. Nie musi go zgłaszać do urzędu skarbowego, ani prowadzić dokładnej dokumentacji podróży służbowych.
Musi jedynie zebrać dowody poniesienia kosztów eksploatacji samochodu osobowego czyli faktury za paliwo, naprawy, parkingi itp.
Po pierwsze przedsiębiorca może odliczyć 50% zapłaconego podatku VAT.
Po drugie, 20% pozostałej kwoty (którą jest 100% netto i 50% VAT) przedsiębiorca może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu i w ten sposób zmniejszyć podstawę PIT.
Od 1 stycznia 2019 nie trzeba prowadzić kilometrówki (ewidencji przebiegu pojazdu)
Przykład:
Pani Przedsiębiorcza ma prywatny samochód osobowy, którego okazjonalnie używa też do pracy. W styczniu 2019 wydaje 1000 zł netto (+230 zł VAT) na paliwo i naprawy. Łącznie płaci 1 230 zł. Rozlicza koszty za styczeń. Najpierw odlicza połowę (50%) VAT czyli 115 zł. Tyle może odliczyć bezpośrednio od podatku należnego.
Pozostaje jej kwota 1000 zł + 115 zł czyli 1115 zł. 20% z niej czyli 223 zł może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. W zależności od stawki podatku jaki ją obowiązuje, odliczy: 40,14 zł (18%), lub 71,36 zł (32%) od PIT.
Samochód służbowy na cele prywatne i służbowe
Jeśli samochód został wpisany do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa, nie jest już traktowany jako samochód prywatny, ale wciąż można go na cele prywatne wykorzystać.
Bez względu na to jak auto jest wykorzystywane, zawsze można odliczyć koszty koszty eksploatacji samochodu osobowego w części określonej przez ustawę. Oczywiście trzeba zebrać dowody poniesienia wydatków, czyli faktury.
Potem można odliczyć 50% zapłaconego podatku VAT.
75% pozostałej kwoty (która jest 100% netto i 50% VAT) można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu i w ten sposób zmniejszyć podstawę opodatkowania PIT.
W tym wypadku także nie obowiązuje kilometrówka.
Przykład:
Pan Rozsądny kupił samochód na firmę i wpisał go do ewidencji środków trwałych. Używa go do pracy, ale też celów prywatnych. W styczniu 2019 wydaje 1000 zł netto (+230 zł VAT) na paliwo i naprawy. Łącznie płaci 1 230 zł. Gdy przychodzi do rozliczenia kosztów za styczeń, najpierw odlicza połowę (50%) VAT czyli 115 zł. Tyle może odliczyć bezpośrednio od podatku należnego.
Teraz do rozliczenia zostaje mu 1115 zł (1000 zł netto i połowa VAT-u). Z tej kwoty 75%, czyli 836 zł i 25 gr zalicza w koszty uzyskania przychodu. Zmniejsza to jego podatek o 150,53 zł (skala 18%) lub 267,60 zł (skala 32%).
Samochód osobowy wyłącznie na cele służbowe
Przepisy przewidują, ze przedsiębiorca może odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego w 100% jeśli jest to samochód używany wyłącznie na cele służbowe. Samochód taki trzeba wciągnąć do ewidencji środków trwałych, a także zgłosić do urzędu skarbowego za pomocą druku VAT-26. Od tej pory można go używać wyłącznie na użytek służbowy. Trzeba pod tym względem liczyć się z kontrolą, a nawet prowokacją skarbówki. Zwłaszcza małe firmy określające samochód osobowy jako przeznaczony wyłącznie do celów służbowych, muszą się bardzo pilnować.
Po dokonaniu formalności, trzeba jedynie zbierać dowody faktycznego poniesienia kosztów czyli faktury. Można odliczyć 100% VAT, a całą pozostałą kwotę netto zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.
Potrzebna jest szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu dla potrzeb VAT.
Przykład:
Pani Zasadnicza zakupiła na firmę samochód osobowy, który używany jest wyłącznie w celu odbycia podróży służbowych. Samochód parkowany jest na parkingu firmowym, ani pani Zasadnicza, ani jej pracownicy nigdy jeżdżą nim do domu, ani nie odwożą dzieci do przedszkola. W styczniu wydatki związane z samochodem wynoszą 1000 zł netto (+230 zł VAT).
Za styczeń odlicza 100% VAT (230 zł), a całą pozostałą kwotę (1000 zł) wpisuje w koszty uzyskania przychodu. Zmniejsza to PIT do zapłaty o 180 zł (18%) lub 320 zł (32%).
Wiesz już jak odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego. Jeśli interesują Cię powiązane tematy, zapoznaj się z artykułami o: amortyzacji, nabyciu samochodów i samochodach prywatnych w firmie.