Pracownicze Plany kapitałowe już od 1 stycznia 2021 obejmą wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników, w tym także te najmniejsze. Dla małych firm oznacza to istotne zmiany w zakresie obowiązków księgowych.
Obowiązki małej firmy w związku z PPK
Nawet najmniejsze firmy mają dokładnie te same obowiązki wynikające z wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych co duże korporacje. Wystarczy zatrudniać 1 pracownika w oparciu o umowę o pracę, by być zobowiązanym do prowadzenia dokumentacji w tym zakresie.
Pracodawca ma przede wszystkim obowiązek:
- Sporządzać listę uczestników PPK i stale ją aktualizować wraz ze zmianami w zatrudnieniu;
- Przyjmować formalne rezygnacje z udziału w PPK;
- Zintegrować informatyczne systemy kadro-płacowe z PPK;
- Wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzać środkami pracowników;
- Przeprowadzić szkolenie dla pracowników w zakresie PPK;
- Dokonywać wpłat;
- Aktualizować (co miesiąc) dane.
Każde przedsiębiorstwa, w którym choć jeden pracownik korzysta z Pracowniczych Planów Kapitałowych musi włączyć w ramy swojej działalności pewną ilość powtarzalnych formalnych zadań. Odpowiednie programy kadrowo-płacowe i wsparcie doradcy podatkowego mogą ograniczyć zakres koniecznej pracy, ale całkowicie jej nie usuną. Optymalnym rozwiązaniem jest automatyzacja zadań związanych z PPK.
Jak włączyć nowego pracownika do PPK?
Nowo zatrudnione osoby muszą albo przystąpić do PPK, albo zrezygnować z uczestnictwa w planach. Decyzję podejmuje się po tym jak pracownik przepracuje 3 miesiące w danej firmie (wliczając w to okresy próbne itp.). Należy dołączyć pracownika do PPK w terminie 10 dni od momentu gdy miną wspomniane wyżej 3 miesiące.
Jeśli pracownik pracował w ciągu 12 miesięcy w tej samej firmie, czas pracy z ostatniego roku pracy wlicza się do limitu 3-miesięcznego. Przykładowo jeśli pan Zenon pracował w firmie X od lutego do czerwca 2020 i ponownie zostanie zatrudniony w styczniu 2021, to musi zostać włączony w ramy PPk (lub zrezygnować) w ciągu 10 dni od zatrudnienia.
Jeśli pracownik miał już rachunek PPK z powodu zatrudnienia w innej firmie, powinien poinformować o tym pracodawcę. Zaczynając nową pracę może przenieść środki na nowe konto i zamknąć stare, albo zachować oba konta w PPK (które mogą być prowadzone przez różne instytucje finansowe).
Nowy pracownik ma też prawo zrezygnować z udziału w PPK.
Listę osób biorących udział w PPK aktualizuje się co miesiąc.
Kto może przystąpić do PPK?
Pracownicy automatycznie objęci Pracowniczymi Planami Kapitałowymi to wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, będące w wieku 18-55 lat i pracujące dłużej niż 3 miesiące.
Dobrowolnie mogą dołączyć do PPK także obcokrajowcy pracujący w Polsce i osoby w wieku 55-70 lat.
Czy udział w Pracowniczych Planach Kapitałowych jest obowiązkowy?
Dla pracodawcy udział w PPK jest obowiązkowy. Nawet jeśli wszyscy pracownicy zrezygnowali z udziału, pracodawca wciąż ma obowiązki formalne i musi być gotowy na przystąpienie pracownika (np. nowo zatrudnionego) do PPK. Oznacza to konieczność podpisania umowy z instytucją finansową, aktualizacji listy uczestników PPK, a nawet przeprowadzenia szkolenia z zakresu PPK.
Oczywiście jeśli wszyscy pracownicy zrezygnowali, niepotrzebne są wpłaty na PPK.
Jaka jest wysokość składki na PPK?
Podstawowa wysokość składki na Pracownicze Plany Kapitałowe wynosi 2% wynagrodzenia brutto ze strony pracownika i 1,5% wynagrodzenia brutto ze strony pracodawcy (łącznie 3,5%). Obie strony mogą dobrowolnie podnieść wysokość składek nawet dwukrotnie (do 4% i 3 %). W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest także obniżenie składek lub wstrzymanie się z ich płaceniem.
Pracownicze Plany Kapitałowe z punktu widzenia pracodawcy, to przede wszystkim kilka dodatkowych obowiązków o charakterze księgowym. Warto jak najszybciej dostosować się do związanych z nimi przepisów, ponieważ składni na PPK mogą być traktowane analogicznie jak ZUS.