Tarcza antykryzysowa – jak skorzystać z tarczy antykryzysowej i nie utknąć w biurokracji?

tarcza 2.0 sokół

Polska tarcza antykryzysowa budzi wiele wątpliwości. Przedsiębiorcy chcą skorzystać z każdej pomocy i ulgi jaką zaoferuje państwo, ale gubią się w gąszczu biurokratycznych wymagań. W tym artykule staram się odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania związane z tarczą antykryzysową. Spróbujmy więc rozwiać choć część mitów i wątpliwości.

Środki z tarczy antykryzysowe są zwolnione z PIT – PRAWDA.

Cała pomoc jakiej udziela państwo przedsiębiorcom (np. pożyczki bezzwrotne, postojowe itp.) jest zwolniona z podatku dochodowego. Nie trzeba się obawiać, że za miesiąc urząd skarbowy upomni się o swoje 17%. Nie upomni się.

Komputery można przekazywać szkołom bez podatku – PRAWDA.

Darowizny sprzętu elektronicznego na rzecz szkół są zwolnione od VAT. Ani szkoła, ani darczyńca nie muszą nic płacić z tytułu darowizny. Wciąż trzeba np. dokonać zmian w ewidencji wyposażenia czy środków trwałych, ale płacić podatku nie trzeba. Przynajmniej przez najbliższe 2 miesiące.

Darowizny przekazane na walkę z epidemią odliczone od podatku bez limitu – FAŁSZ.

Tylko darowizny na rzecz Agencji Rezerw Materiałowych oraz Centralnej Bazy Rezerw Sanitarno-Przeciwepidemicznych są odliczane bez limitu. Przedsiębiorca wspomagający np. WOŚP wciąż korzysta z ulgi tylko w ograniczonym zakresie.

Gminy zwolnią z podatku od nieruchomości – CZĘŚCIOWA PRAWDA.

Gminy mogą zwolnić przedsiębiorców z podatku od nieruchomości, ale nie muszą tego robić. Decyzje w każdej gminie może być inna. Ponieważ podatki od nieruchomości za 2019 rok powinny być już zapłacone, nie muszą spieszyć się z decyzją.

3-miesięczne zwolnienie ze składek ZUS firm do 9 pracowników – PRAWDA.

Ze zwolnienia z ZUS na okres 3 miesięcy mogą skorzystać mikroprzedsiębiorstwa (do 9 zatrudnionych). Małe firmy zatrudniające 10-49 osób mogą uniknąć zapłacenia 50% składek ZUS.

Wstrzymanie postępowań egzekucyjnych – PRAWDA.

Postępowania egzekucyjne prowadzone na rzecz Skarbu Państwa zostaną wstrzymane na czas epidemii. Wyjątkiem będą tylko  postępowania w sprawach powiązanych z naruszaniem przepisów anty-epidemicznych.

Tarcza antykryzysowa nie jest rozwiązaniem długoterminowym, na którym można by oprzeć strategię firmy. Zmiany wprowadzane są bardzo często i wymuszają na przedsiębiorcach nieustanną czujność. Będę starała się na bieżąco rozwiewać wątpliwości.

Dlaczego umowy zlecenia do 200 zł się nie opłacają?

Sikorka ppodatkowa

Umowy zlecenia do 200 zł brutto podlegają odmiennemu opodatkowaniu niż te o wyższej wartości. Po wejściu w życie przepisów dotyczących PIT 0%, różnica ta stała się jeszcze bardziej wyraźna. Firmy zatrudniające zleceniobiorców powinny zdecydowanie pamiętać o tym w momencie zawierania umowy.

Jak wyglądają podatki od umowy zlecenia do 200 zł?

W przypadku umów zlecenia, których kwota brutto jest nie wyższa niż 200 zł, obowiązuje zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 17% kwoty brutto. W przypadku takich umów:
– nie obowiązuje PIT 0% dla najmłodszych podatników;
– nie przysługują koszty uzyskania przychodów (nawet 20%, tym bardziej nie 50%);
– ZUS-y oblicza się tak samo jak w przypadku większych umów.

Oznacza to, że jeśli firma zatrudni studenta do 26 roku życia na umowę zlecenia za 100 zł, to student dostanie na czysto tylko 83 zł. 17 zł pójdzie do US jako PIT. Jeszcze gorzej jest w przypadku gdy zleceniobiorcą nie jest osoba studiująca, ani ucząca się. Wtedy od owych 100 zł należy zapłacić składki ZUS, a zleceniobiorca otrzyma ostatecznie nieco ponad 60 zł.

Jak wyglądają podatki od umów zlecenie powyżej 200 zł?

Umowy na kwoty wyższe niż 200 zł rozliczane są według reguł ogólnych, stosuje się do nich zasady PIT 0% i kosztów uzyskania przychodów.
Dzięki temu osoby studiujące lub uczące się, które nie przekroczyły 26 roku życia, nie płacą ani ZUS-u, ani PIT-u. To znaczy, że 23-letni student, z którym firma zawrze umowę zlecenia na 500 zł, dostanie do ręki równo 500 zł. Znacznie łatwiej dzięki temu przyciągnąć do siebie młodszych zleceniobiorców.
Nawet gdyby ktoś taki nie studiował, wciąż musiałby zapłacić tylko ZUS, nie zaś PIT. Dopiero zleceniobiorca, który miałby powyżej 26 lat musiałby zapłacić zarówno składki, jak i podatek. W dalszym ciągu mógłby jednak obniżyć PIT w związku z zaliczeniem kosztów uzyskania przychodu. De facto zapłaciłby więc PIT od 80 % wynagrodzenia, nie od 100% (wyjątkowo nawet tylko od 50%).

To istotna różnica i powinni o niej wiedzieć zarówno zleceniobiorcy, jak i przedsiębiorcy-zleceniodawcy.

Co robić, by zleceniobiorca nie był stratny?

Zdecydowanie warto łączyć kilka małych umów zlecenia w jedną większą. Przykładowo 21- letnia studentka z 5 umów po 100 zł każda zapłaci łącznie 85 zł PIT. Z jednej umowy za 500 zł – nie zapłaci nic.
Miłym gestem będzie też podniesienie wynagrodzenia przy umowach wartych dokładnie 200 zł brutto. Umowa za 201 zł to dla firmy koszt 1 zł więcej. Dla osoby do 26 roku życia, ponad 17 zł więcej do wypłaty.
Współpracując z młodymi ludźmi warto zapytać ich czy przysługuje im zwolnienie z ZUS (ponieważ są uczniami, studentami, lub mają ZUS opłacony z tytułu umowy o pracę) i czy przypadkiem nie mieszczą się w granicy wieku 26 lat.

Przedsiębiorca powinien też pamiętać o tym, że jeśli wystawia umowy zlecenia własnym pracownikom, to musi je opodatkować i o-ZUS-ować dokładnie tak jak podstawowe wynagrodzenie.

Please Share:

Zmiany w split payment z perspektywy małej firmy

dzięcioł podatkowy

1 listopada wchodzą w życie poważne zmiany dotyczące mechanizmu podzielonej płatności (MPP, inaczej split payment), odwrotnego obciążenia VAT i obowiązków przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W artykule omawiamy zmiany i podpowiadamy jak się na nie przygotować.

Mechanizm płatności podzielonej (ang. split payment), określany w skrócie MPP, oznacza, że płatność za fakturę zostaje podzielona na dwie części. Kupujący płaci kwotę netto na standardowe konto kupującego, a podatek VAT wpłaca na jego specjalne konto VAT-owskie.

Split payment – jak to działa

Przykładowo firma A kupuje od firmy B towar za 12 300 zł, gdzie kwota netto wynosi 10 000, a VAT (23%) 2 300 zł. 10 000 zł trafia na konto firmy B. 2 300 zł trafia na konto VAT-owskie firmy B.

Przedsiębiorstwo nie może swobodnie dysponować środkami z konta VAT-owskiego. Może jedynie zapłacić nimi ściśle określone zobowiązania. W praktyce więc pieniędzmi tymi dysponuje Urząd Skarbowy.

Split payment – sytuacja przed 1 listopada

Do końca października split payment jest dobrowolny. Firma kupująca może, ale nie musi rozdzielać płatności za fakturę na dwie części.

Jeśli jednak wykorzysta mechanizm płatności podzielonej, sprzedawca ma bardzo ograniczone możliwości. Może z konta VAT-owskiego jedynie:

  • zapłacić podatek VAT,
  • zapłacić VAT innemu przedsiębiorcy wykorzystując mechanizm płatności podzielonej.

Co się zmienia w split payment 1 listopada?

Przede wszystkim split payment przestaje być dobrowolny. Konieczne trzeba rozdzielać płatności w przypadku

  • zakupów za 15 000 zł brutto i więcej [12 195 zł 12 groszy netto przy stawce 23% // 13 888 zł 89 gr netto przy stawce 8%];
  • zakupów towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Zastosowanie split payment oznacza w przypadku danej transakcji, że nie występuje odwrotne obciążenie VAT. Te dwa mechanizmy nie mogą być stosowane jednocześnie.

Ponadto rozszerzona została lista zobowiązań, które można uregulować z konta VAT-owskiego. Po 1 listopada 2019 przedsiębiorca może ze zgromadzonych tam środków zapłacić także:

  • podatek dochodowy,
  • akcyzę,
  • składki ZUS,
  • inne zobowiązania podatkowe.

W jakich branżach konieczny jest split payment?

Sprzedaż towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT jest powiązana z MPP bez względu na wartość. Oznacza to, że oddzielne konta VAT-owskie muszą mieć firmy dostarczające:

  • elektronikę (komputery, laptopy, tablety, układy scalone, dyski HDD i SSD, telefony komórkowe, telewizory, konsole do gier, aparaty i kamery cyfrowe),
  • części samochodowe i motocyklowe (wszystkie),
  • odpady (szklane, elektroniczne, gumowe, wraki przeznaczone do złomowania, papier i tektura, plastiki, surowce wtórne,
  • opał (węgiel kamienny i brunatny, koks, półkoks, brykiety z węgla i torfu),
  • materiały drukarskie (emulsje, preparaty, atrament, tusze, części i akcesoria do fotokopiarek),
  • folię typu stretch,
  • wyroby stalowe (żelazostopy, kształtowniki, pręty, wyroby płaskie, rury, blachy, złom)
  • metale szlachetne (biżuteria, złoto, platyna, srebro, wyroby pozłacane i platynowane),
  • inne metale (cynk, ołów, aluminium, cyna, miedź, nikiel, złom),
  • paliwa (benzyna, olej z rzepaku, oleje opałowe, oleje smarowe,
  • akumulatory (także inne niż samochodowe, np. powerbanki)

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy też firm usługowych zwłaszcza:

  • budowlanych (wszystkie rodzaje usług budowlanych),
  • świadczących usługi w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych.

W wymienionych wyżej kategoriach, załącznik wymienia 150 podkategorii produktów i usług.

Wystawianie faktur VAT po 1 listopada

Od 1 listopada 2019 wszystkie firmy sprzedające wyżej wymienione produkty i usługi będą musiały wystawić specjalne faktury z oznaczeniem MPP. Brak oznaczenia na fakturze będzie traktowany jako popełnienie przestępstwa. Przestępstwem będzie też zapłacenie faktury z MPP bez podzielenia płatności.

Uwaga: MPP dotyczy też faktur zaliczkowych i walutowych.

Inne zmiany związane z mechanizmem split payment

Przy okazji zmian w MPP małe i średnie przedsiębiorstwa spotkają się z kilkoma dodatkowymi obowiązkami i trudnościami.

Konieczność posiadania konta firmowego – Wiele małych firm do tej pory korzysta z kont bankowych właścicieli. Od 1 listopada każdy kto będzie kupował na firmę np. paliwo do samochodu, będzie musiał mieć konto firmowe. W praktyce oznacza to dodatkowe koszty dla najmniejszych firm.

Brak możliwości zapłaty Bitcoinami/Ethereum itp. – Mechanizm płatności podzielonej w praktyce wyklucza możliwość zapłaty w kryptowalutach. Teoretycznie kupujący wciąż ma prawo zapłacić „coinami” za towar, ale VAT bez względu na wszystko musi wpłacić przelewem.

Konieczność wystawiania FV nowego typu – wspomniany wyżej obowiązek oznaczania odpowiednio faktur z MPP oznacza dla małych firm konieczność przygotowania nowych wzorów faktur (jeśli korzystają z własnych wzorów).

Brak możliwości dysponowania pieniędzmi – MPP oznacza w praktyce, że VAT płacimy już w momencie otrzymania zapłaty od kupującego. Kiedy występujemy o zwrot musimy jednak dość długo czekać. Przymus stosowania split payment jest korzystny dla fiskusa, ale niekorzystny dla przedsiębiorstw, zwłaszcza najmniejszych.

Transakcje rozpoczęte przed 1 listopada

Jeśli transakcja, której dotyczyło odwrotne obciążenie VAT została rozpoczęta przed 1 listopada (np. budowa domu, płatność podzielona na kilka faktur), to do wszystkich faktur jej dotyczących wciąż stosuje się odwrotne obciążenie.

Przepisy wchodzą w życie już 1 listopada. Jeśli prowadzisz małą firmę – przygotuj się!

Please Share:

Kasy fiskalne online i wystawianie faktur do paragonów w 2020 r.

wróbel podatkowy

1 stycznia 2020 wchodzą w życie poważne zmiany dotyczące kas fiskalnych online i wystawiania faktur na podstawie paragonów. Przygotować muszą się zwłaszcza stacje benzynowe i warsztaty samochodowe.

Kasy fiskalne online – czym różnią się od tradycyjnych?

Tak zwane kasy fiskalne online stale, za pośrednictwem internetu, przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas. Zarządza nim Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), która ma również wgląd w firmowe rachunki bankowe i prawo do ich zablokowania.

Kasy są więc online dla urzędów, ale wcale nie muszą dawać możliwości wystawiania paragonów online, które klient np. skanowałby telefonem.

Kasy fiskalne online – kto musi je wprowadzić?

Do końca roku 2019, korzystanie z kas fiskalnych online jest dobrowolne. Zarejestrowano już ponad 60 000 kas online (na 2,5 miliona kas fiskalnych w kraju), co pozwoliło przetestować rozwiązanie. W kolejnych latach przejście na kasy fiskalne online będzie już obowiązkowe.

W pierwszej kolejności (już 1 stycznia 2020) kasy online muszą wprowadzić:

  • warsztaty samochodowe,
  • warsztaty wulkanizacyjne,
  • stacje benzynowe.

Od 1 lipca 2020 obowiązek obejmie także

  • punkty gastronomiczne,
  • firmy oferujące noclegi,
  • sprzedawców opału.

1 stycznia 2023 obowiązek obejmie wszystkie firmy wystawiające paragony.

Kasy fiskalne online – o czym pamiętać?

Po pierwsze przedsiębiorcy muszą zakupić kasynowego typu. 90% wartości kasy (ale nie więcej niż 700 zł) mogą odliczyć od podatku. Już dziś wiadomo, że urządzenia te są znacznie droższe niż wspomniane wyżej 700 zł. Oznacza to dodatkowe wydatki rzędu kilkuset zł.

Zakupu nie należy odkładać na ostatnią chwilę. Ponieważ kasa fiskalna (każda, nie tylko online) musi uzyskać zatwierdzenie urzędowe (fiskalizacja kasy).

Wystawianie faktur na podstawie paragonu

Od 1 stycznia 2020 zmieniają się także przepisy dotyczące wystawiania faktur na podstawie paragonów. Do tej pory fakturę można było wystawić na podstawie dowolnego paragonu. Od początku roku faktura może być wystawiona tylko na podstawie paragonu z numerem NIP kupującego.

Oznacza to, że kupując na firmę, od razu trzeba będzie podać numer identyfikacji podatkowej. Paragony bez NIP-u nie będą mogły być podstawą do wystawiania faktury.

Co zrobić gdy brak NIP-u na paragonie?

Niestety nie wszystkie firmy mają kasy fiskalne umożliwiające dodanie numeru NIP. Może zdarzyć się też, że sam przedsiębiorca lub jego pracownik zapomni podać NIP-u podczas zakupów. Najlepszym co może wówczas zrobić, to zwrócić towar i od razu kupić go jeszcze raz, tylko już na fakturę.

Choć powyższe zmiany wchodzą w życie dopiero za 2 miesiące, istotnie wpłyną na działalność małych przedsiębiorstw. To ostatni dzwonek by się przygotować!

Please Share:

Samochód osobowy do użytku służbowego i prywatnego w 2019

Samochód osobowy do użytku służbowego i prywatnego w 2019

Ten artykuł jest częścią większej całości. Przedstawia stan prawny na dzień 1 stycznia 2019
Przedsiębiorca, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zarówno używać samochodu firmowego na cele prywatne, jak i prywatnego na cele służbowe. Sytuacje te różnią od siebie bardzo poważnie. Warto więc przyjrzeć się obu możliwościom by jak najlepiej rozliczyć samochód osobowy do użytku służbowego i prywatnego.

Założenia – samochód osobowy do użytku służbowego i prywatnego

W tym artykule rozważamy sytuację, w której przedsiębiorca prowadzący firmę we własnym imieniu lub jako wspólnik spółki cywilnej, potrzebuje samochodu osobowego. Chce to auto wykorzystywać zarówno na cele prywatne, jak i służbowe. Wiemy, że ma do wyboru dwie możliwości – wciągnąć samochód do ewidencji środków trwałych lub traktować auto jako prywatne, ale odliczać część związanych z nim kosztów.

Samochód osobowy do użytku służbowego i prywatnego jako środek trwały

Przedsiębiorca, który nabył samochód osobowy, może wprowadzić go do działalności gospodarczej. Służy temu wciągniecie samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych, co opisane zostało w jednym z pozostałych artykułów cyklu. Można wciągnąć do ewidencji nawet samochód, który zakupiło się wcześniej jako osoba prywatna, nawet przed założeniem działalności. Trzeba być tylko jego właścicielem (lub leasingobiorcą w leasingu finansowym).
Wykorzystując samochód osobowy do użytku służbowego i prywatnego, można:
– Rozliczyć wartość samochodu w ramach odpisów amortyzacyjnych,
– Odliczać od wszystkich kosztów eksploatacyjnych 50% zapłaconego VAT;
– 75% pozostałej części VAT-u i 75% kwoty netto kosztów eksploatacyjnych zaliczać do kosztów uzyskania przychodu.
Wada takiego rozwiązania jest jedna – jeśli sprzeda się samochód osobowy przed zakończeniem amortyzacji to trzeba oddać proporcjonalną część podatku VAT, do tej pory odliczonego. Ponadto sprzedając samochód osobowy trzeba wystawić FV, a więc też zapłacić podatki dochodowy i VAT.

Prywatny samochód osobowy do użytku służbowego i prywatnego

Przedsiębiorca może używać swojego samochodu prywatnego na cele służbowe. Nie wprowadza go do ewidencji środków trwałych, ani nie zgłasza do urzędu skarbowego. Po prostu zbiera dowody poniesionych kosztów eksploatacyjnych (paliwo, naprawy, parkingi itp.) i na ich podstawie dokonuje odliczeń podatkowych. Od 1 stycznia 2019 odliczyć może na prawdę niewiele.
Przepisy pozwalają na odliczenie 50% faktycznie zapłaconego podatku VAT związanego z kosztami eksploatacyjnymi.
Z pozostałej kwoty (połowa VAT-u i kwota netto), przedsiębiorca może jedynie 20% wpisać w koszty uzyskania przychodu.
Nie ma możliwości rozliczenia w ramach działalności gospodarczej ceny samego samochodu.
Użycie prywatnego samochodu na cele firmowe ma pewne zalety, ale znacznie mniejsze niż przed rokiem 2019. Sprzedając taki samochód nie trzeba doliczać podatku VAT, więc sprzedaje się samochód taniej i łatwiej znaleźć nabywcę. W momencie sprzedaży nie trzeba też zwracać odliczonych wcześniej od podatku odpisów amortyzacyjnych.

Co zmieniło się 1 stycznia 2019?

Do końca roku 2018, prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy rozliczało się na podstawie Ewidencji Przebiegu Pojazdu. Była ona tak skonstruowana, że możliwe było odliczenie nawet 100% faktycznie poniesionych kosztów eksploatacyjnych, a przynajmniej ich głównej części – paliwa. Aktualnie odległość jaką faktycznie przejechał przedsiębiorca w celach służbowych, nie ma znaczenia. Może zapisać w koszty uzyskania przychodu jedynie 20% faktycznie poniesionych wydatków.
Aktualnie mając możliwość wciągnąć samochód osobowy do ewidencji środków trwałych, w zdecydowanej większości przypadków opłaca się to zrobić. Rozliczanie prywatnego samochodu osobowego w ramach działalności gospodarczej znacznie straciło na atrakcyjności. Główną zaletą takiego rozwiązania pozostaje możliwość sprzedania samochodu bez VAT.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozliczania samochodów osobowych w firmie, zapoznaj się z artykułami dotyczącymi: Amortyzacji samochodów osobowych, Kosztów eksploatacji, oraz Porównania form własności i nabycia samochodu,

Zakup samochodu na firmę i inne formy nabycia – samochód osobowy na firmę w 2019 r.

Nabycie samochodu osobowego na firmę

Nabycie samochodu osobowego na firmę w 2019 – możliwości przedsiębiorcy

Artykuł stanowi część większej całości. Przedstawia stan prawny na 1 stycznia 2019.

Zakup samochodu na firmę i inne formy nabycia – samochód osobowy na firmę w 2019 r.

Artykuł stanowi część większej całości. Przedstawia stan prawny na1 stycznia 2019.
Zakup samochodu na firmę lub wzięcie go w leasing istotnie wpływa na obowiązki podatkowe i możliwość dokonania odliczeń. Samochód osobowy na firmę można kupić za własne środki lub na kredyt, wziąć w leasing operacyjny lub finansowy, wynająć lub wydzierżawić. Warto więc zastanowić się nad decyzją.

Leasing, wynajem i zakup samochodu na firmę – założenia artykułu

Poniżej przedstawimy możliwości jakie ma przedsiębiorca, który potrzebuje samochodu osobowego w firmie. Założymy, że przedsiębiorca zamierza używać samochodu firmowego także na cele prywatne, ale z góry wyklucza odwrotną sytuację czyli korzystanie z samochodu prywatnego na cele służbowe. Tym zagadnieniem zajmiemy się w odrębnym artykule.

Zakup samochodu na firmę – faktura VAT

Na FV VAT można kupić jedynie od innego podatnika VAT (firmy, organizacji). Można kupić zarówno samochód nowy, jak i używany. W momencie zakupu trzeba zapłacić całą kwotę netto i VAT. Od razu można odliczyć 50% zapłaconego VAT-u. Resztę VAT-u i całą kwotę netto można rozliczyć w ramach odpisów amortyzacyjnych przez 5 lat (nowe samochody) lub 2,5 roku (używane wcześniej min. 6 miesięcy).

Zakup samochodu na firmę od osoby fizycznej

Od osoby fizycznej można kupić jedynie samochód używany. W momencie zakupu trzeba zapłacić całą kwotę netto i podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) równy 2% wartości netto. Nie ma żadnego VAT-u, więc przedsiębiorca go nie płaci, ani nie odlicza. Całą kwotę netto rozlicza w ramach odpisów amortyzacyjnych. Jeśli samochód był używany przez poprzednich właścicieli co najmniej 6 miesięcy, można go zamortyzować w 2,5 roku, jeśli krócej – w 5 lat.

Zakup samochodu na firmę – VAT marża

Fakturę VAT-marża może wystawić jedynie firma, która kupiła samochód w celu jego odsprzedaży. Handel samochodami nie musi być jej główną działalnością. W fakturze VAT-marża dolicza się VAT jedynie do prowizji, nie zaś całej kwoty, więc kupujący płaci tego VAT-u znacznie mniej. Nie może natomiast dokonać odliczenia VAT. Całą zapłaconą kwotę (netto + prowizja + VAT od prowizji) rozlicza za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Jeśli samochód był używany przez co najmniej 6 miesięcy, można go zamortyzować w 2,5 roku.

Zakup samochodu osobowego na kredyt

Kupując samochód osobowy na kredyt, płaci się jego cenę w miesięcznych ratach. Wszystkie koszty (kwotę netto, prowizje bankowe, odsetki) można rozliczyć w ramach odpisów amortyzacyjnych. Maksymalna kwota jaką można w danym czasie zamortyzować, nie może przekroczyć faktycznie poniesionych do tego czasu kosztów.
W pozostałych kwestiach, zakup na kredyt jest zakupem na FV VAT, na FV-marżę, lub zakupem od osoby fizycznej.

Leasing finansowy – nabycie samochodu na firmę z możliwością amortyzacji

Zakup samochodu osobowego na firmę i wzięcie tego samochodu w leasing finansowy są do siebie bardzo podobne. Można wziąć w leasing samochód nowy lub używany. W momencie zakupu płaci się całą kwotę VAT i ustaloną ratę leasingową. Właścicielem pozostaje leasingodawca, ale to przedsiębiorca dokonuje odliczeń i odpisów amortyzacyjnych. Można odliczyć od razu 50% zapłaconego VAT-u. Pozostały VAT i całą kwotę netto (wraz z prowizjami i odsetkami za leasing) można rozliczyć w ramach odpisów amortyzacyjnych w ciągu 5 lat (nowe samochody) lub 2,5 roku (samochody używane wcześniej przez 6 miesięcy).

Leasing operacyjny – nabycie samochodu na firmę rozliczane kosztowo

Można wziąć w leasing samochód nowy lub używany. Zarówno kwotę netto, jak i VAT płaci się na raty. Każdą ratę można rozliczać (odliczać 50% VAT, a resztę VAT i kwotę netto traktować jako koszt uzyskania przychodu) w okresie, w którym się ja zapłaciło pod warunkiem, że całkowity okres spłat rat leasingowych nie jest krótszy niż 2 lata. Amortyzacja nie występuje.
Warto pamiętać, że np. opłaty dodatkowe za serwis są traktowane jako koszty eksploatacji. To znaczy, że po odliczeniu 50% VAT, z pozostałej kwoty tylko 75% staje się kosztem uzyskania przychodu. Oznacza to, że jeśli w umowie leasingu operacyjnego wyszczególniono 2 oddzielne pozycje: ratę i opłaty serwisowe, to te drugie są kosztem eksploatacji, a nie nabycia.

Najem i dzierżawa samochodu na firmę

Najem i dzierżawa są umowami podobnymi do leasingu operacyjnego i należy założyć, że można odliczać 50% faktycznie zapłaconego VAT-u, a pozostały VAT i kwotę netto zaliczać w koszty uzyskania przychodu.
Najmując lub dzierżawiąc samochód od osób fizycznych nie płaci się VAT-u, ani nie odlicza go.

Zakup samochodu na firmę – co się opłaca?

Porównywanie opłacalności jest bardzo trudne gdy nie zna się konkretnego przypadku. Różne formy nabycia stawiają przed sprzedającym i kupującym dodatkowe wymagania. Przykładowo jeśli przedsiębiorca nie ma aktualnie środków, to nie będzie zastanawiał się nad kupieniem samochodu za gotówkę. Jeśli chce kupić Renault Megane, to może się okazać, że akurat tego modelu nie ma w ofercie pośredników sprzedających na VAT-marżę. Lepiej każdy przypadek potraktować oddzielnie, pewne wnioski można jednak wyciągnąć.
– Porównując zakup samochodu na firmę: na VAT-marżę i od osoby fizycznej, łatwo stwierdzić, że ten pierwszy opłaca się bardziej ponieważ nie trzeba płacić 2% PCC, a pozostałe rozliczenia są identyczne. Jeśli cena jest taka sama, wybieramy VAT-marżę.
– Porównując zakup na kredyt i leasing finansowy w praktyce należy się kierować kosztami leasingu/kredytu. W razie identycznych kosztów, minimalną przewagę zyskuje bank. Wynika to z faktu, że jeśli nie uda nam się spłacić rat w czasie, to bank będzie bardziej skłonny do negocjacji niż leasingodawca.
– Porównując leasing operacyjny z możliwością wykupu i leasing finansowy/zakup na kredyt trzeba wziąć pod uwagę ważną kwestię. Jeśli kupuje się samochód nowy, to można go zamortyzować dopiero po 5 latach (zakup, leasing finansowy), albo rozliczyć w ramach kosztów już po 2 latach (odpowiednio sformułowana umowa leasingu operacyjnego).

Jeśli interesują Cię powiązane tematy, możesz zapoznać się z nimi w artykułach o amortyzacji, kosztach eksploatacji, i samochodach prywatnych w firmie.

Jak amortyzować samochód osobowy?

Jak amortyzować samochód osobowy?

Ten artykuł jest częścią większej całości. Przedstawia stan prawny na dzień 1 stycznia 2019.

Zakup samochodu osobowego to spory koszt, który warto by odliczyć od podatku. Można to zrobić jedynie na raty, za pomocą tak zwanych odpisów amortyzacyjnych. Od stycznia 2019 zmieniają się jednak limity dotyczące amortyzacji. Warto więc zapoznać się z przepisami i sprawdzić jak amortyzować samochód osobowy, a także przypomnieć sobie związane z tym możliwości.

Co to jest samochód osobowy w rozumieniu przepisów podatkowych?

Wiemy czym jest samochód osobowy w potocznym rozumieniu, ustawy jednak posługują się własnym językiem. Dlatego przypominamy, że samochód osobowy, nie może:
– Mieć dopuszczalnej masy powyżej 3,5 tony,
– Być przeznaczony do przewozu więcej niż 10 osób (razem z kierowcą),
– Posiadać funkcjonalnie oddzielonej części towarowej i kabiny z jednym rzędem siedzeń,
– Posiadać otwartej części przeznaczonej do przewozu ładunków,
– Być zakwalifikowany na podstawie odrębnych przepisów jako samochód ciężarowy, van, lub pojazd wielozadaniowy,
– Być wyposażony w: ładowarkę, dźwig, koparkę, agregat spawalniczy, podnośnik do prac na wysokości, żuraw samochodowy, inne urządzenia budowlane i remontowe.
Definicja jest uciążliwa, ponieważ tak na prawdę mówi, że samochodem osobowym jest samochód, którego nie da się zaliczyć jako autobusu, ciężarówki, samochodu roboczego lub specjalnego. To co pozostało to samochody osobowe.
Warto pamiętać, że wstawienie kratki do samochodu osobowego nie czyni z niego ciężarówki. Przepisy „o kratkach” nie obowiązują już od ponad 10 lat, a niektórzy wciąż pytają…

Jak amortyzować samochód osobowy – obowiązki formalne

Amortyzować można tylko samochody osobowe, które zostały zakupione legalnie przez przedsiębiorstwo i wciągnięte przez nie do ewidencji środków trwałych. Każdy samochód jeśli jest sprawny, może być środkiem trwałym, bez względu na cenę.
Wpisując samochód do ewidencji środków trwałych, trzeba dokonać wyceny jego wartości początkowej. Wartość początkowa nie jest równoznaczna z rzeczywistą kwotą za jaką kupiło się samochód! Ta druga jest tylko częścią pierwszej.
Wartość początkowa dla potrzeb amortyzacji składa się z:
– Kwoty zapłaconej za samochód ALBO wartości rynkowej samochodu, jeśli otrzymało się go bezpłatnie (lub za częściową odpłatnością);
– Wszystkich kosztów poniesionych w związku z samochodem od jego zakupu do wprowadzenia do ewidencji środków trwałych. W tej kategorii znajdują się np. opłaty za wydanie rejestracji, naprawy samochodu który był niezdatny do użytku, holowanie pojazdu od miejsca zakupu itp.
Koszty te zbiera się razem i sumuje, otrzymując wartość początkową dla potrzeb amortyzacji.
Przykład
Pan Odważny kupił samochód osobowy z niesprawnym układem hamulcowym za 25 000 zł, zapłacił za transport samochodu na lawecie 500 zł, 100 zł za ubezpieczenie w drodze, 180,50 zł za rejestrację pojazdu i 1000 zł za wymianę hamulców. Wartość początkowa dla potrzeb amortyzacji wyniesie:
25 000 + 500 + 100 + 180,05 + 1000 = 26 780,50 zł. Właśnie taką kwotę będzie można zamortyzować.

Jak amortyzować samochód osobowy – limity i metody amortyzacji

W zależności od wartości początkowej i sposobu rozliczania różny jest czas w jakim można dokonać odpisów amortyzacyjnych.
Jeśli samochód ma wartość początkowo do 10 000 zł, to nie trzeba dokonywać amortyzacji. Zamiast tego można potraktować całą kwotę jako jednorazowy koszt uzyskania przychodu.
Przykład
Pani Oszczędna kupuje w styczniu 2019 na firmę używany samochód osobowy. Łączna wartość początkowa wynosi 8 800 zł. Oznacza to, że już w lutym 2019 Pani oszczędna może zmniejszyć podstawę opodatkowania o 8 800 zł i potraktować samochód jak każdy koszt.

 

Jak dokonać standardowej amortyzacji?

Jeśli samochód ma wartość od 10 000 zł do 150 000 zł, a samochód elektryczny nawet do 225 000 zł, przedsiębiorca może:

– Dokonać amortyzacji liniowej, czyli rozłożyć okres rozliczenia na 5 lat. W ten sposób rozlicza się 20% wartości początkowej rocznie.
Przykład
Pan Cierpliwy kupuje w styczniu 2019 roku samochód osobowy. Łączna wartość początkowa wynosi 60 000 zł. W rozliczeniu za rok 2019 (czyli w 2020) może dokonać odpisu amortyzacyjnego w wysokości 60 000 x 20% = 12 000 zł. Może też rozłożyć odpis roczny na raty miesięczne i co miesiąc dokonywać odpisu w wysokości 1000 zł.
– Dokonać amortyzacji indywidualnej, czyli samodzielnie wybrać okres rozliczenia w granicach ustawowego limitu. W przypadku samochodów osobowych można to zrobić tylko wówczas gdy kupiło się samochód używany, LUB zainwestowało w jego usprawnienie przed wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych min. 20% ostatecznej wartości początkowej.
Wybierając amortyzację indywidualną najlepiej wybrać możliwie najkrótszy okres amortyzacji. W przypadku samochodów osobowych jest to 30 miesięcy (2,5 roku).
Przykład
Pani Ambitna kupuje w styczniu 2019 używany samochód do firmy. Łączna wartość początkowa wynosi 60 000 zł. Pani Ambitna wybiera minimalny okres amortyzacji – 30 miesięcy. W rozliczeniu za ten miesiąc może odliczyć 60 000 / 30 = 2 000 zł. Jeśli dokonuje rocznych odpisów amortyzacyjnych to w rozliczeniu za rok 2019 (czyli w roku 2020) odliczy 2 000 x 12 = 24 000 zł.

Jak amortyzować samochód osobowy powyżej 150 000 zł?

Po przekroczeniu ustawowego limitu 150 000 zł (225 000 zł dla samochodów elektrycznych) można wykorzystać obie przedstawione wyżej metody amortyzacji, ale zamortyzować można tylko część kwoty. W praktyce wartość początkową i wysokość odpisów amortyzacyjnych ustala się standardowo, natomiast kosztem uzyskania przychodu jest tylko owe 150 000 zł.
Przykład
Pan Zamożny kupił samochód osobowy w styczniu 2019. Wartość początkowa wyniosła 200 000 zł.
Może z tego zamortyzować 150 000 zł czyli 75%. Wybiera metodę liniową. W rozliczeniu za rok 2019 może dokonać odpisu w wysokości: 200 000 zł x 20% = 40 000 zł. W koszty zapisze 75% tego czyli 30 000 zł.
Wiesz już jak amortyzować samochód osobowy. Jeśli interesują Cię powiązane tematy, możesz zapoznać się z nimi w artykułach o: samochodach prywatnych w firmie, nabyciu samochodów do firmy i rozliczeniu kosztów.

Jak odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego w 2019?

Jak odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego w 2019?

Ten artykuł jest częścią większej całości. Przedstawia stan prawny na dzień 1 stycznia 2019 roku.

1 stycznia 2019 zmieniają się przepisy dotyczące rozliczeń samochodów w firmach. Warto już teraz wiedzieć jak odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego w 2019. Przy okazji przypominamy także te regulacje, które się nie zmieniły.

Czym jest koszt eksploatacji samochodu osobowego?

By odliczyć koszty eksploatacji samochodu, najpierw trzeba je ponieść. Odliczeniu podlegają tylko te wydatki, które przedsiębiorca faktycznie poniósł i może to udowodnić za pomocą odpowiedniego dokumentu (faktury, rachunku, umowy). Ponadto koszty muszą być powiązane z samochodem osobowym i dotyczyć jego eksploatacji. Będą nimi na pewno takie wydatki jak:
– zakup paliwa,
– naprawy i usługi serwisowe,
– wymiana części,
– opłaty za myjnię, czyszczenie klimatyzacji,
– opłaty parkingowe,
– ubezpieczenie (OC, AC) .
Te koszty eksploatacji samochodu w mniejszym lub większym stopniu można odliczyć. Nie można natomiast zaliczyć w koszty:
– mandatów i kosztów odholowania przez policję,
– usprawnień samochodu (tuningu),

Kto i w jakiej sytuacji może odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego?

Przedsiębiorca ma prawo dokonać odliczenia kosztów poniesionych w związku z eksploatacją pojazdu gdy:
– Korzysta z własnego samochodu osobowego na cele służbowe.
– Korzysta z samochodu firmowego na użytek prywatny i służbowy.
– Korzysta z samochodu firmowego wyłącznie na cele służbowe.
Szczególnym przypadkiem jest sytuacja gdy pracownik korzysta z własnego samochodu na cele służbowe pracodawcy. We wszystkich pozostałych wypadkach nie ma znaczenia czy koszty eksploatacji samochodu osobowego wynikają z działań samego pracodawcy czy jego pracowników.
Niżej znajdziesz zasady rozliczania kosztów eksploatacji samochodów osobowych w różnych przypadkach.

Prywatny samochód osobowy wykorzystany na cele służbowe

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, a także wspólnik spółki cywilnej, zawsze mogą wykorzystać swój samochód prywatny na cele służbowe. Nie musi go zgłaszać do urzędu skarbowego, ani prowadzić dokładnej dokumentacji podróży służbowych.
Musi jedynie zebrać dowody poniesienia kosztów eksploatacji samochodu osobowego czyli faktury za paliwo, naprawy, parkingi itp.
Po pierwsze przedsiębiorca może odliczyć 50% zapłaconego podatku VAT.
Po drugie, 20% pozostałej kwoty (którą jest 100% netto i 50% VAT) przedsiębiorca może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu i w ten sposób zmniejszyć podstawę PIT.
Od 1 stycznia 2019 nie trzeba prowadzić kilometrówki (ewidencji przebiegu pojazdu)
Przykład:
Pani Przedsiębiorcza ma prywatny samochód osobowy, którego okazjonalnie używa też do pracy. W styczniu 2019 wydaje 1000 zł netto (+230 zł VAT) na paliwo i naprawy. Łącznie płaci 1 230 zł. Rozlicza koszty za styczeń. Najpierw odlicza połowę (50%) VAT czyli 115 zł. Tyle może odliczyć bezpośrednio od podatku należnego.
Pozostaje jej kwota 1000 zł + 115 zł czyli 1115 zł. 20% z niej czyli 223 zł może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. W zależności od stawki podatku jaki ją obowiązuje, odliczy: 40,14 zł (18%), lub 71,36 zł (32%) od PIT.

Samochód służbowy na cele prywatne i służbowe

Jeśli samochód został wpisany do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa, nie jest już traktowany jako samochód prywatny, ale wciąż można go na cele prywatne wykorzystać.
Bez względu na to jak auto jest wykorzystywane, zawsze można odliczyć koszty koszty eksploatacji samochodu osobowego w części określonej przez ustawę. Oczywiście trzeba zebrać dowody poniesienia wydatków, czyli faktury.
Potem można odliczyć 50% zapłaconego podatku VAT.
75% pozostałej kwoty (która jest 100% netto i 50% VAT) można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu i w ten sposób zmniejszyć podstawę opodatkowania PIT.
W tym wypadku także nie obowiązuje kilometrówka.
Przykład:
Pan Rozsądny kupił samochód na firmę i wpisał go do ewidencji środków trwałych. Używa go do pracy, ale też celów prywatnych. W styczniu 2019 wydaje 1000 zł netto (+230 zł VAT) na paliwo i naprawy. Łącznie płaci 1 230 zł. Gdy przychodzi do rozliczenia kosztów za styczeń, najpierw odlicza połowę (50%) VAT czyli 115 zł. Tyle może odliczyć bezpośrednio od podatku należnego.
Teraz do rozliczenia zostaje mu 1115 zł (1000 zł netto i połowa VAT-u). Z tej kwoty 75%, czyli 836 zł i 25 gr zalicza w koszty uzyskania przychodu. Zmniejsza to jego podatek o 150,53 zł (skala 18%) lub 267,60 zł (skala 32%).

Samochód osobowy wyłącznie na cele służbowe

Przepisy przewidują, ze przedsiębiorca może odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego w 100% jeśli jest to samochód używany wyłącznie na cele służbowe. Samochód taki trzeba wciągnąć do ewidencji środków trwałych, a także zgłosić do urzędu skarbowego za pomocą druku VAT-26. Od tej pory można go używać wyłącznie na użytek służbowy. Trzeba pod tym względem liczyć się z kontrolą, a nawet prowokacją skarbówki. Zwłaszcza małe firmy określające samochód osobowy jako przeznaczony wyłącznie do celów służbowych, muszą się bardzo pilnować.
Po dokonaniu formalności, trzeba jedynie zbierać dowody faktycznego poniesienia kosztów czyli faktury. Można odliczyć 100% VAT, a całą pozostałą kwotę netto zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.
Potrzebna jest szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu dla potrzeb VAT.
Przykład:
Pani Zasadnicza zakupiła na firmę samochód osobowy, który używany jest wyłącznie w celu odbycia podróży służbowych. Samochód parkowany jest na parkingu firmowym, ani pani Zasadnicza, ani jej pracownicy nigdy jeżdżą nim do domu, ani nie odwożą dzieci do przedszkola. W styczniu wydatki związane z samochodem wynoszą 1000 zł netto (+230 zł VAT).
Za styczeń odlicza 100% VAT (230 zł), a całą pozostałą kwotę (1000 zł) wpisuje w koszty uzyskania przychodu. Zmniejsza to PIT do zapłaty o 180 zł (18%) lub 320 zł (32%).

Wiesz już jak odliczyć koszty eksploatacji samochodu osobowego. Jeśli interesują Cię powiązane tematy, zapoznaj się z artykułami o: amortyzacji, nabyciu samochodów i samochodach prywatnych w firmie.

Techniczne aspekty ochrony danych osobowych

Artykuł ten stanowi część większego cyklu poświęconego ochronie danych osobowych.

Techniczne aspekty ochrony danych osobowych

Obowiązki nałożone na przedsiębiorstwa przez Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nie dają się spełnić jedynie pustymi obietnicami. Polityka Bezpieczeństwa, umowy powierzenia danych, Instrukcje Zarządzania Systemami Informatycznymi – to jedynie dokumenty. Oprócz nich trzeba faktycznych działań by chronić dane osobowe.

Dlaczego rzeczywista ochrona ma priorytet przed biurokratycznym obowiązkiem?

To oczywiste, prawda? Wszyscy chcemy by dane były faktycznie chronione, a nie jedynie określone w politykach, instrukcjach i raportach. Tyle pięknej teorii, bo w praktyce większość przedsiębiorców chce przede wszystkim chronić własny biznes. Nie ma w tym nic nadzwyczajnego. Na szczęście w przypadku RODO możliwości działania na pokaz zostały bardzo ograniczone.

Przede wszystkim zakres technicznych rozwiązań wykorzystywanych do ochrony danych osobowych nie został jasno określony. Nie ma więc listy zadań które można „odfajkować” i uznać, że temat jest zamknięty. Nie jest i w przypadku ochrony danych – raczej nie będzie. W przypadku kontroli, urzędnik zbada czy dane są należycie chronione. Jeśli okaże się, że pracownik wysłał niezabezpieczoną bazę danych wrażliwych do wszystkich kontrahentów – żadne wcześniejsze dokumenty nie pomogą. Lepiej więc zapobiegać niż leczyć.

Dlatego warto zastanowić się nad konkretnymi rozwiązaniami technicznymi w zakresie ochrony danych osobowych.

Przechowywanie dokumentów papierowych

Mimo postępu technicznego, wciąż drukujemy znaczną część dokumentacji. W przeciwieństwie do danych elektronicznych, bardzo łatwo stwierdzić gdzie papierowe dokumenty są i gdzie być powinny.
W każdej firmie zatrudniającej pracowników należy więc:

  • Określić sposób przekazywania dokumentów papierowych pomiędzy pracownikami, uniemożliwiający dostanie się ich w ręce osób trzecich – Na przykład zostawienie dokumentów na biurku recepcjonisty, gdy ten nie przyszedł jeszcze do pracy nie jest dobrym rozwiązaniem.
  • Wybrać miejsca przechowywania dokumentacji papierowej – Innych niż niezabezpieczona szafa segregatorowa w poczekalni dla klientów, w której nie ma żadnego pracownika.
  • Określić zasady zabezpieczenia dokumentacji przed kradzieżą/skopiowaniem – Nawet szafka zamykana na zwykły kluczyk jest lepsza niż brak zabezpieczenia w ogóle.
  • Określić zasady zabezpieczania dokumentacji przed zniszczeniem – zalaniem, niecelowym wrzuceniem do niszczarki, użyciem jako makulatura.
  • Trzymać się powyższych zasad.

Przewożenie dokumentów papierowych i nośników danych

Przewożenie dokumentów, bez względu na to czy są to wydruki, czy pendrive, zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Trudno jednak ustalić jasne zasady ich zabezpieczenia czy środki techniczne, które miałby to umożliwić. Niestety, ale kluczowy pozostaje zdrowy rozsądek właściciela firmy i pracowników.
Pewne minimum to umieszczenie przewożonych dokumentów papierowych w teczkach i segregatorach, tak by uniemożliwić wypadnięcie pojedynczej strony. Znamy przypadek gdy właścicielowi firmy przewożącemu niezabezpieczone dokumenty na przednim siedzeniu udało się je stracić z powodu silnego wiatru i niefrasobliwego otwarcia drzwi.
Elektroniczne nośniki danych (pendrive, karty pamięci) są natomiast na tyle małe, że łatwo je zwyczajnie zgubić. Zdecydowanie lepiej jest przewozić je w większych pojemnikach (dyplomatka, nerka) lub nawet w portfelu.

Niszczenie dokumentacji

Przedsiębiorca nie wyrzuca dokumentów. Przedsiębiorca je niszczy.
Warto zapamiętać tę zasadę i zapisać ją w Polityce Bezpieczeństwa.
Wszystkie dokumenty papierowe, które straciły swoją użyteczność dla firmy powinny zostać przepuszczone przez niszczarkę. W ten sposób firma nie tylko chroni się przed wyciekiem danych osobowych, ale też zabezpiecza tajemnicę handlową swoich kontrahentów i swoje dobre imię.
Nie polecamy natomiast palenia dokumentacji – nie tylko z powodu skojarzenia z dawnymi służbami PRL, ale też mając na uwadze względy ochrony środowiska.

Monitoring

W kontekście ochrony danych osobowych monitoring jest zarówno przydatnym narzędziem, jak i istotnym utrudnieniem.
Na pewno pomaga wykryć sprawcę kradzieży tradycyjnych dokumentów. Pomaga też zabezpieczyć obiekt przed osobami trzecimi i kontrolować pracowników.
Jeśli jednak na nagraniach z monitoringu znajdą się dane osobowe, też będą one podlegać ochronie.
Wystarczy więc by kamera została skierowana na monitor pracownika, lub biurko gdzie pracuje on nad dokumentacją by konieczne było dodatkowe zabezpieczenie przed wyciekiem.
Nawet monitoring omijający dokumentację, będzie sposobem na gromadzenie danych osobowych pracowników i klientów odwiedzających lokal.

Porządek na biurku

Zwłaszcza osoby pracujące na wydrukach powinny przemyśleć czy leżące na wierzchu dokumenty nie staną się przyczyną wycieku danych. W Polityce Bezpieczeństwa można określić pewne zasady takie jak na przykład:

  • Pracownicy przyjmujący klientów nie powinni mieć podczas rozmowy z nimi, żadnych dokumentów zawierających dane osobowe osób innych niż aktualnie przebywający w pomieszczeniu klient
  • W sekretariatach, recepcjach i innych pomieszczeniach dostępnych dla osób z zewnątrz (osoby aplikujące do pracy, obnośni sprzedawcy, potencjalni klienci) dokumenty zawierające dane osobowe nie mogą leżeć na biurku.
  • Nie powinno być możliwości zajrzenia w monitor pracownika z zewnątrz budynku. Dotyczy to zwłaszcza biur położonych na parterze.
  • Po zakończeniu pracy, a przed opuszczeniem stanowiska, pracownik powinien schować wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe.

Ogólnie warto też dbać o porządek na biurku by nie gubić dokumentów i nie ryzykować ujawnienia danych.